経営者やマネージャー、店長といったシフトを作成する責任者において、従業員と良好な関係を築くことはとても重要なことです。慢性的な人手不足の職場では、厳しいシフトスケジュールや急な欠員対応などで、従業員にも不満がたまりがち。

マネージャーや店長といった指示を出す側が頼れる優秀な人材ほど過重労働に陥りやすく、結果としてより大きな不満を抱きやすくなるものです。
今回は最適な人員配置を実現するために、マネージャーや店長が気をつけておきたいシフト作成のポイントをチェックしてみました。

従業員がシフトに不満を感じる理由

従業員数が多い職場では労働力を確保しやすく、シフト調整も容易に行えそうに思えますが、いつもスムーズにシフトが組めるわけではなく、シフトに不満を感じている従業員も多いようです。

頻繁にシフトの穴埋めをさせられる

休日申請が多い人がいたり、シフト申請の締切を過ぎてから変更希望を出したりする人がいたりすると、シフトの調整がより煩雑になります。シフトに欠員を出さないためには、ほかの従業員に穴埋めを求めることが必要となります。
フォローのために予定外の出勤や休日の変更などを迫られる立場としては、シフト編成に強い不満が生まれがちです。

やり方次第で人間関係にも影響するシフト調整

従業員同士でシフトを調整させるのもトラブルがおきる原因の一つです。
休みを多く取るため、だれかに出勤を強いたり、ベテラン従業員が優先的に入りたいシフトを埋めたりといった状況が続く環境では、フォローする側の負担も増加。このような環境では従業員同士の人間関係にも影響が及んでしまいます。

従業員任せのシフト調整で大丈夫？

現場をよく知っているからと、シフト作成を従業員任せにしている職場もあります。しかし労務の知識のない従業員に任せてしまい、気付かないうちに労働基準法を違反してしまうこともあります。また、出勤日や休日をめぐって従業員同士の人間関係が悪化してしまうことも予想されます。欠員が埋まらないばかりか、罰則を受けたり、さらなる人材の流出がおきることにもなりかねません。

シフトへの不満を解消する方法

特定の従業員への負担は不公平感を生み、今後のシフト編成に支障がでてくるおそれがあります。
「仕事ができて優秀だから」「スケジュールの都合がつきやすいから」「話しやすいから」といった理由で特定の従業員ばかりにシフトの穴埋めを行うのはNGです。融通を利かせてくれていても、本心では我慢を重ねていることもあります。以下では、シフト調整に協力してくれる従業員に不満を感じさせないための方法を紹介します。

特定の従業員への過剰な負担を避ける

特定の従業員の負担ばかりが大きくならないよう、シフト調整の依頼はどの従業員に対しても、公平・平等にしましょう。シフト調整に応じてくれた人には、モチベーションを維持してもらうためにインセンティブを与えるのもひとつの方法です。

信頼関係を作る

契約時に合意した休日日数以外にも、多くの休みを求められることがあります。とくに年末年始やゴールデンウィークなどは、シフトに融通の利く従業員が少なくなり穴埋めが難しい場合もあるでしょう。しかし、出勤を無理強いをしたり、頭ごなしに叱責したりすると、それを理由に退職してしまう可能性もあります。

難しいシフト変更の要望があったとしても、すぐにはねつけるのではなく、従業員の言い分をじっくりと聞き取りましょう。そして、可能な限り希望に応えようとする姿勢を見せるのが大切です。

頻繁にシフト調整を求める従業員に対しては、ほかの従業員への配慮を説くことも必要。合理性に欠ける要望は毅然とした態度で対応することも管理者としてのつとめです。

従業員を育成しスキルアップ

従業員の経験や能力に応じて業務範囲を広げることで人手不足の解消に役立つ場合があります。
同時に、業務負担の差が職場への不満に結びつかないよう、能力給などで該当者にはプラスの評価を行うことが大切です。

採用の増加やヘルプ制度

たびたびシフトが不安定になりがちな職場なら、思い切って従業員の採用を増やすことも必要です。多店舗展開の企業であれば、系列店舗と欠員をフォローし合えるヘルプ制度も検討してみましょう。

合理的な人員配置には適切なシフト作成が必要に

労働時間に対する従業員の不満や負担を軽減するためには、それぞれの希望を反映したシフト作成を心がけましょう。シフト管理システム“シフオプ“なら、時間帯ごとの欠員状況を正確に把握でき、合理的な人員配置に役立ちます。

急な欠勤でシフトに穴が開きそうなときにも、ヘルプの要請をすばやく、簡単に行うことが可能。また、労働基準法や労務規定を違反するリスクのあるシフトにアラートを表示するため、労務コンプライアンスを強化して過重労働による従業員の負担が大きくなることを防ぎます。

まとめ

シフト制の職場は、欠員のフォローや希望のシフトに入れないなどの不公平感から、従業員に不満がたまりがちです。シフトの不満は人間関係や今後のシフト編成にも影響するため、特定の従業員への過度な負担や、従業員任せのシフト作成はNG。従業員が不満を感じないよう、信頼関係の構築や教育・評価制度を取り入れ、公平なシフトを作成することが必要です。

シフト管理システムの導入も手段の一つ。シフオプで公平で安定的な人員計画を実行し丁寧なシフト管理を行いましょう。