店舗運営や交代制勤務の工場では、シフト管理は欠かせません。オーナーやマネージャーといったシフトを作成する管理職は、通常の業務と平行して次のシフト編成を行います。

しかし、スタッフの希望や適切な人員配置、労務コンプライアンス、労働時間、人件費などを配慮しながら作成するシフト編成は、毎月発生する労力のかかる業務。効率よく進めるために、シフト編成時にどのような点を押さえておく必要があるのでしょうか。

スタッフのスキルを把握し、サービスの均一化を目指す

スタッフの業務に対する理解度や熟練度によって、お客様に提供するサービスの品質は大きく変わります。
特定の時間帯に新人スタッフを多く配置する偏ったシフト、あるいは熟練度の高いスタッフが不在のシフトでは、不測の事態が起こったときや忙しい時間帯に円滑な業務対応が行えず、お客様に迷惑をかけてしまうことも考えられます。あらかじめ、スタッフのスキルや勤務年数、業務に対する熟練度を把握してサービスの均一化を目指すシフト編成が重要です。

偏りをなくしてスタッフへの業務負荷を軽減

シフト制を採用する職場では時期や時間帯によって業務量が変動します。その業務量に偏りがでないよう、定量的なシフトパターンの作成や適切な人員配置が求められます。スタッフの業務負荷を減らす取り組みが必要です。

時間帯によって変わる業務の負荷と作業の属人化が問題に

忙しい時間帯に人員が不足しているとスタッフ一人当たりの業務負担が増えますが、店舗が暇な時間帯ではスタッフの負担は極端に少なくなります。そのため、シフトに入る時間帯によってスタッフの業務負荷に偏りがでます。

また、業務の属人化も大きな問題です。
特定のスタッフにしかできない業務は、そのスタッフに大きな負担をかけます。また、担当者が何かしらの理由で不在になった場合に、他のスタッフに業務の対応ができないということは、企業にとって大きなリスクといえます。
複数の担当制や業務マニュアルの整備を進めつつ、業務の平準化を目指すことがポイントです。

シフト編成時は事前にルール決めと人員の偏りを防ぐ

業務負荷が偏らないよう事前にルールを決めておくことで、スムーズにシフト編成が進められます。熟練度や勤務年数をもとにスタッフを分け、新人スタッフばかり固まらないように人員の偏りを防ぎます。

適切な人員配置の把握とリソース状況の確認を

特定の時間に発生する人員の過不足を避けるため、適切な人員配置を把握しましょう。忙しい時期や曜日、時間帯などを調査し、それらのデータから最適な人員配置を考えシフトを編成します。

また、リソースを見える化することによってシフト調整も容易になります。

人間関係を考慮する 

円滑に業務を進めるためには良好な人間関係はとても重要です。
情報の共有や業務の引き継ぎ、新人スタッフのフォローなど、コミュニケーションが業務に影響を与えます。
スタッフ同士の人間関係を考慮し適切なコミュニケーションを取りましょう。表面だけで人間関係を把握するのは難しいため、一人ひとりにヒアリングを行い、スタッフ同士の関係性や相性を把握したうえで人員配置を行うことが大切です。

人件費を意識したシフト作成を

シフト編成時のさまざまなポイントを解説してきましたが、人件費もその一つです。財務省の調査でも、製造業・非製造業において、売上高が減少する一方で、人件費が増加していることがわかります。売上高人件費率の高い企業は、増収の施策を講じるとともに、これまで以上にしっかりとしたコスト管理を行うことが必要となっています。繁忙時の対応のため、やみくもにスタッフを配置すると人件費の予算を超えてしまい、思うように利益を出せなくなる場合もあります。多くの業務をこなせるベテランスタッフを繁忙時のピークに配置するといった配慮が必要です。

（出展：財務省「キーワードで見る法人企業統計」）

1日あたりの人件費に制限を設ける

スタッフの労働力に頼る“労働集約型”の典型であるサービス業では人件費の管理は欠かせません。
消費税の増税による消費の落ち込みや、売上高人件費比率の上昇でわかるとおり、コストの管理は経営に影響します。コストの多くを占める人件費は、とくに厳しく管理する必要があります。過去の売上やデータから1日あたりの人件費に制限を設け、予算オーバーを防ぎます。

システムを活用して健全性と効率化を検討

人件費は労働時間を把握して管理します。シフト編成時には、予算に対して必要なリソースを出し、深夜勤務がある場合は割増賃金分も見越してシフトを作成します。スタッフのなかには、労働時間に制限がある場合もあるため、個々の事情に応じたシフト作成も必要です。さまざまな要素を考慮する必要がある人件費の管理は、必要に応じてシステムを活用し効率化を検討しましょう。

まとめ

今回はシフト編成時におけるポイントについて紹介しました。スタッフのスキルの把握やコミュニケーション、業務の偏りの改善など、シフト編成にはさまざまなポイントがあります。なかでも、人件費を最適化する仕組み作りは最重要といえるでしょう。

もしも、現状のシフト管理に課題を感じているなら、人件費の最適化に役立つシフト作成ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。“シフオプ”は人件費や予算を確認しながら、最適なシフト作成に役立つ機能が多数搭載されています。さまざまな要素を考慮しながら行うため、労力が必要なシフト編成は、シフト管理システム“シフオプ”を検討してみてはいかがでしょうか。

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