塾講師の業務には、生徒への指導のほか、保護者面談や教材の研究なども含まれます。アルバイトとして勤務する場合は固定の曜日や時間に勤務することが一般的です。

しかし、長期休暇や受験シーズンなどの繁忙期においては、塾講師の人数が変動することもあります。また、生徒の都合によって休講になったり、テスト前に講習が追加されたり、急なシフト変更が発生することもあります。

「出社時間が分かりづらくて勘違いする講師がいる」「講師の人数が多くてシフト管理が複雑になっている」とお悩みの管理者さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

講師に滞りなく業務を行ってもらうためには、分かりやすいシフト表の作成や出勤日のリマインド体制、かつそれらをいかに効率よく実施できるかがポイントになります。そこで今回は、塾講師によくあるシフトの特徴を踏まえてシフト管理を効率化する方法をご紹介します。

塾講師のシフトの特徴

塾講師のシフトは、授業のコマ単位でシフトが設定されているケースが多いです。1コマの長さは45分、60分、90分など塾や生徒の年齢によって異なります。

「〇曜日の〇時から〇時」といった固定シフトを採用するのが一般的で、生徒の都合に応じて柔軟に人員を配置しなければならず、調整が難しいという課題があります。

シフト作成時は、塾講師の指導可能な教科や対象の学年、勤務可能な曜日・時間帯に加え、生徒の学力レベルも考慮する必要があります。塾講師と生徒、双方のスケジュールのすり合わせが必要となる点もシフト管理の特徴です。

塾講師のタイムスケジュール

ここでは、アルバイト塾講師のシフトの一例を見てみましょう。

▼18:00～21:10で2コマ指導する塾講師の場合

小学生から大学受験生までを対象としている塾では、17時前後から22時頃までが主な勤務時間となります。担当の生徒が小学校低学年の場合は比較的早めの時間、高学年から高校生になるにつれて、遅い時間での勤務となるのが一般的です。

また、授業の準備や保護者・生徒へのフィードバックに時間を要する場合には、授業前後に業務が発生することもあります。

繁忙期は働き方が変わることがある

夏休みや冬休みなどの長期休暇中は、朝から授業が行われることがあります。また、受験シーズンには1コマの時間を長くしたり、授業の回数を増やしたりしている塾もあります。

繁忙期では、アルバイトの塾講師を増やし、固定シフトではなく曜日や時間に縛られない自由シフトを採用するケースも見られます。

塾講師のシフト管理にかかる労力はシステム活用で削減

塾にはアルバイト講師が多く在籍していることから、1コマ単位で勤務する講師も少なくありません。

シフト作成時は生徒数や授業数、教科に合わせた塾講師の確保だけでなく、講師一人ひとりの希望を基にシフトを調整する必要があります。そのため、複数のシフトパターンが発生し、「シフト管理に時間を取られてしまう」という問題が起こりやすいです。

長期休暇の時期や受験シーズンにアルバイトの人数が増えると、シフト管理がさらに煩雑になるでしょう。シフト管理の労力を削減するには、シフト管理にかかる業務を効率化できるシステムの活用が有効です。

シフト管理ならシフオプがおすすめ

塾講師のシフトのように、大人数・複数のシフトパターンを管理する場合は、シフト管理システムの活用がおすすめです。シフト作成・管理システムの『シフオプ』は、簡単な操作で塾講師のシフトを作成・管理できます。

シフトを収集や作成もシフオプ上でできるため、紙に記された希望シフトをExcelに転記するといった作業が不要です。シフト管理にかかる作業負担の軽減にも貢献します。

シフト管理の課題を解決

システムの活用によって塾講師のシフト状況を可視化できるため、欠員が起きやすい時間帯や、急な欠勤があったときにほかの講師では対応できない時間帯などの把握が可能です。

新しく講師を採用する際も具体的な日時や曜日を絞って募集しやすくなるため、採用活動の効率化にもつながります。

シフト管理に特化した機能

シフオプでは、シフトの提出日や出勤日のリマインドも行えます。プッシュ通知で事前に送信することで、シフトの申請漏れや出社時間の勘違いを防止。講師に滞りなく業務を行ってもらうためにも有効です。

また、長時間労働をはじめとしたコンプライアンス違反の発生を防止することも可能です。シフト作成の段階でリスクを検知してアラートを発信するため、未然防止に役立ちます。

シフオプは塾講師の人件費管理にもおすすめです。授業時間やスキル、生徒数などで変動する講師の人件費も簡単シフトを入力するだけで自動計算されるため、人件費の最適化にも役立ちます。

まとめ

アルバイトで働く人も多い塾講師のシフトは、授業のコマ単位で決められることが一般的です。ただし繁忙期には勤務日数や勤務時間が変動するという特徴があります。

特に長期休暇や受験シーズンは、朝から授業を行うケースもあるほか、1コマの時間を延長するケースもあるため、長時間労働も発生しやすくなります。また、アルバイトを増やして繁忙期に対応しようとすると、講師数・シフトパターン数が増加して、シフト管理がさらに煩雑になりがちです。

「シフト管理に手間と時間がかかって残業が発生している」というお悩みを抱えている場合は、シフト作成・管理システムの『シフオプ』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。塾講師のシフト管理の効率化や適正な人員配置の実現に貢献します。