2020年、新型コロナウイルス感染症の拡大を防ぐために緊急事態宣言が発出され、多くの自治体が外出自粛や営業時間の短縮などを要請しました。これを受けて多くの企業が在宅ワーク・テレワークを導入し、現在もなお実施している企業も多く見られます。

本記事をお読みになっていただいている方のなかには、現時点では在宅ワーク未導入であるものの、準備が整い次第、導入に踏み切ろうとしている企業のご担当者さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、在宅ワークに関するメリットやデメリット、シフト制を採用する職場で在宅ワークを導入する際の注意点を紹介します。

出典：総務省『令和2年版 情報通信白書』厚生労働省『新型コロナウイルス感染拡大とテレワーク』

在宅ワークの必要性

緊急事態宣言の発出を受けて、人々には三密回避や基本的な感染対策などの新しい生活様式が浸透しつつあります。従来のように出社して業務を行う勤務形態に戻す企業も見られますが、引き続き在宅ワークを実施している企業もあります。

かねてから、政府は働き方改革の一環として企業のテレワーク導入を推進しており、助成金や専門家による相談体制の整備といった支援を展開。コロナ禍では、新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコースを新設して更なる普及を推進しています。

しかし、なぜこのように在宅ワークやテレワークの普及が求められるのでしょうか。この背景には、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止のほかに、多様な働き方を選択できる社会を目指すという政府のねらいもあります。

出典：厚生労働省『新型コロナウイルス感染症対策 （新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース）』

多様な働き方へのニーズの高まり

職業キャリアの多様化や健康寿命の延長、働く場所の変化などから働き方に対する価値観が多様化しています。在宅ワークはこうした多様化する労働者のニーズを満たすための手段の一つです。3つのニーズを実現し、多様な働き方を可能にすることが期待されています。

1．ワーク・ライフ・バランスの向上を実現

1つ目はワーク・ライフ・バランスの向上です。

ワーク・ライフ・バランスとは、仕事とプライベートを個人が希望するバランスで実現できている状態を指します。在宅ワークを実施することで、会社に出社する必要がなくなり、通勤にあてていた時間をプライベートな時間にあてられます。

限られた時間を仕事だけで終わらせるのではなく、勉強や趣味の時間として有意義に活用することが可能になります。

2．地方の活性化

2つ目は働く場所に縛られない柔軟な働き方を実現します。

会社までのアクセスを考慮して居住地を選ぶ必要がなくなるため、地方に住みながら都心の企業で働くことも可能です。東京一極集中の改善につながり、地方活性化が期待できます。

3．ライフステージの変化への対応

3つ目はライフステージの変化にも柔軟に対応できる点です。

子育てや介護などを理由に退職した方も在宅ワークであれば仕事を辞めずに働き続けられる場合があります。個人のライフステージに応じて柔軟に働ける環境を用意することは、人手不足の解消や離職防止にも役立ちます。

在宅ワークのメリット

在宅ワークは労働者の多様なニーズを満たす手段の一つです。しかし、企業にとって在宅ワークはどのようなメリットがあるのでしょうか。企業側から見た在宅ワーク導入のメリットを4つ紹介します。

1．交通費を削減できる

従業員に通勤手当を支給しているという企業にとって、従業員の通勤にかかる交通費は負担の大きな部分です。在宅ワークの導入で通勤が不要になることで、通勤手当を削減できます。

2．通勤時間を削減できる

在宅ワークは毎日の移動にかかる負担も軽減できます。また、通勤時間を勤務時間にあてることも可能です。

これにより、短時間シフトでしか勤務できなかった方がフルタイムで働けるようになるケースもあります。通勤による身体的な負担を軽減するだけでなく、人手不足の解消も期待できます。

3．災害時も勤務できる

在宅ワークでは災害などで交通機関が停止した場合も勤務することが可能です。

台風や大雨などの自然災害が起きると、公共交通機関が使用できなくなることや自宅待機を指示せざるを得ないケースがあります。在宅ワークは自宅で業務を行うことが前提のため、公共交通機関が止まった場合でも勤務ができます。

また、災害時でも業務リソースを確保するほか、企業が実働のない人件費の発生を抑制できるメリットがあります。大雨や暴風などで危険が伴う状況での出勤が不要になるため、従業員の安全確保という面でも安心です。

4．効率よく仕事を進められる

在宅ワークを導入することにより、職場内で行っていた来客や電話の対応なども不要になります。

作業を中断されることなく本来の業務に集中して取り組めるようになるため、仕事を効率よく進められます。業務内容にもよりますが、本来の業務と直接関係のない付随業務を削減し、生産性の向上が期待できることはメリットの一つです。

在宅ワークのデメリット

在宅ワークにはさまざまなメリットがある一方で、企業側が気を付けておきたいデメリットもあります。代表的なデメリットを見てみましょう。

1．コミュニケーションが減少する

在宅ワークでは直接顔を合わせる機会が減少します。コミュニケーションの場がオンラインへと移行するため、対面で話すときのように気軽な会話をすることが難しいと感じる方もいます。

また、対面では伝えられていた細かなニュアンスが意図どおりに伝わらず、チームワークが低下してしまうことも考えられます。スムーズに業務を進めるためには、円滑なコミュニケーションが必要です。

2．シフト管理が煩雑になる

在宅ワークでは従業員の勤務状況を直接見て確かめることができません。特にシフト制の職場では、従業員によって出勤時間や曜日が異なるため管理も煩雑になりやすいです。

また、シフト作成時の労力も増大します。対面の場合は朝礼や掲示物などで一斉に声をかけることができますが、在宅ワークの場合はメールやチャットなどを利用して個別にシフト希望を収集する必要があります。

それぞれの希望を集約し、変更が必要な場合はその都度従業員に連絡・調整を行います。個別対応が増えるため、シフト管理者の負担も大きくなります。

シフト制の職場で在宅ワークを導入する際の注意点

在宅ワークは柔軟な働き方を実現できる一方で、コミュニケーションやシフト管理が難しいという側面もあります。シフト制の職場で在宅ワークを導入する際は以下の注意点を押さえておきましょう。

シフトを共有・管理できる仕組みをつくる

シフト制の職場で在宅ワークを導入する際は、シフトを共有・管理できる仕組みづくりが必要です。在宅ワークでは従業員の勤務状況が見えにくく、対面での管理ができません。

また、従業員によって出勤時間や勤務時間が異なるため、時間管理も複雑になりやすいでしょう。気づかないうちに時間外労働が発生してしまったりシフトの穴に気づかなかったりすることも考えられます。

労働基準法を遵守して従業員のシフトを適切に管理するためには、シフトの可視化が重要です。シフト管理者だけでなく、従業員やメンバー同士がそれぞれのシフトを共有・管理できる仕組みを整えましょう。

シフト管理システムの導入

在宅ワークのシフト管理をスムーズに行うためには、シフト管理システムの導入も有効です。メールやチャットなどで個別に収集する労力を削減することにより、シフト作成の効率化が実現します。

シフト管理システムの『シフオプ』は、シフトの収集から作成、通知などの一連の業務を行えるシフト管理システムです。

収集したシフトは管理画面に自動で表示され、シフトの申請状況が一目で分かります。一人ひとりのシフトを集約する転記作業も不要。ヒューマンエラーを防止して、正確なシフト作成が可能です。

また、シフオプはメッセージ機能が搭載されているため、メッセージをシフオプ上でやり取りできます。普段かかわることが少ない従業員とのコミュニケーションのきっかけになり、モチベーションやチームワークの低下も防止します。

まとめ

働き方改革の一環として、かねてから推進されてきた在宅ワーク。新型コロナウイルス感染症の影響によってさらに普及が進み、現在も多くの企業が在宅ワークを実施しています。

在宅ワークの導入は、時代や社会の動きとともに変化する労働者の多様なニーズを満たす手段の一つです。従業員のワーク・ライフ・バランスの向上や地方活性化、ライフステージに応じた柔軟な働き方を可能にします。

企業にとっても、通勤手当・通勤時間の削減や、災害時における従業員の安全確保、業務リソースの確保などに貢献するといったメリットがあります。しかし、その一方で在宅ワークは社内コミュニケーションが低下し、シフト管理が複雑になりやすいといった注意点もあります。

シフト制の職場で在宅ワークを導入するなら、これらのデメリットをカバーするシフト管理システムの導入が有効です。多様な働き方を実現してスムーズに業務を行うためにも、ぜひシフオプをご検討ください。