シフト作成には労力や時間がかかるため、負担に感じている管理者の方も多いのではないでしょうか。

希望シフトの収集や調整、完成したシフトの共有など、電話やメール、メモなどで行うアナログなやり取りを省ければ、シフト管理業務の削減につながります。

本記事では、シフトの作成を楽にするおすすめのシフト管理用システムと、選び方や選ぶ際の注意点を解説します。

シフト管理システムとは？

アルバイトやパートタイマーを雇用している職場では、シフト管理を行うのが一般的でしょう。

シフト管理とは、複数の勤務時間帯を交代で勤務する“シフト制勤務”の職場で、繁閑や予算に応じて必要な人員を投入し、維持・管理することを指します。
シフト管理は煩雑で担当者の負担になりやすいため、最近では、シフト管理システムを活用も広がっています。

シフト管理システムとは、シフト管理を行うために必要な機能が搭載されたシステムのことです。

自社にふさわしいシステムを導入することで、精度の高いシフトが容易に作れるようになります。

シフト管理システムの選び方

シフト管理システムはさまざまな企業が提供し、それぞれに使い勝手や搭載されている機能が異なります。

シフト管理を楽にするためにシステムを導入しても、自社に適していなかったり必要な機能が備わっていなかったりでは意味がありません。
導入前に必要な機能を確認し、それに対応したシフト管理システムを選ぶことが重要になります。

以下では、選ぶ際に確認しておくポイントについてまとめました。
詳しくみてみましょう。

業務内容にあっているか

シフト制と言っても、固定制や自由シフトなど、その形はさまざま。交代制にも2交代や3交代など、業種や業態、営業時間で多種多様です。
たとえば、複数のシフトパターンが必要なのに、パターンの作成数に制限があっては思うように使えません。
シフト管理システムを導入する際は、前もって自社の業務内容にあっているかを確認しましょう。

多様性に対応しているか

正社員やアルバイトなどはもちろん、未成年、主婦、シニア、留学生など、現代ではさまざまな人が働いています。
それぞれの特性に対応しやすい機能があるかを確認することも、重要なポイントです。
とくに未成年や留学生は一日の労働時間に制限があるため、未然に超過を防げる仕組みが必要と言えます。
自社の従業員に適した機能を持つシフト管理システムを選びましょう。

選ぶときの注意点

必要な機能は職場の環境によってさまざまですが、最低限おさえておく必要がある共通のポイントもあります。

ほかの作業も便利にこなせる機能や幅広い層の従業員に適応するためのコツなど、導入する際に踏まえるべき注意点をまとめました。
早速見てみましょう。

データをエクスポートできる

シフト管理と同じものだと考えられがちなのが、勤怠管理です。

シフト管理は予定や日々の調整を行う業務で、勤怠管理は勤務実績を管理する業務。似ているように思われますがまったくの別物です。

しかし、シフトデータと勤怠管理システムを連携すれば、人員計画と実績の差や、シフト作成の精度を確認しやすくなります。

シフト管理システムは、勤怠管理といったほかのシステムにもデータを取り込めるよう、CSVファイルでエクスポートできるものを選びましょう。

コストを試算

シフト管理システムには、大きく分けて“オンプレミス”と“クラウド”の二つの形式が存在します。オンプレミスは、自社で用意したサーバーにソフトウエアをインストールして使用することを指します。 
社内ネットワークを利用するためセキュリティが強固で、カスタイマイズしやすいところがメリットです。
ただし、設備投資と維持管理のためのランニングコストが高額になるという側面もあります。

クラウドは、インターネット上のクラウドに置いてあるプログラムデータにアクセスしてソフトウエアを利用することを指します。
インターネットに接続できる端末さえあれば、基本的に設備投資は不要。
人数当たりの月額料金を支払って使用する料金形態のため、低コストで利用できます。

自社の完全オリジナルなシフト管理システムや盤石なセキュリティを重視するなら、オンプレミスが望ましいですが、利用人数に対して料金は変わらないほかランニングコストも必要です。

一方、クラウド型は、月額料金で利用できるサービスが多いものの、完全にカスタマイズできないほか、クラウドのためセキュリティ面に抵抗を感じる場合もあります。
自社に必要な機能が何かを見直し、コストを試算しましょう。

マルチデバイスに対応

総務省では、年代別にインターネット接続時に利用している端末の調査を行っています。
調査の結果、10代から40代までは各年代とも、80％程度かそれ以上の割合がスマートフォンを使用していることがわかりました。

しかし、60代以降はスマートフォンよりもPCを利用している人のほうが多く、またフィーチャーフォンの利用率も高いです。

そのため、幅広い年代の人が働いている職場では、シフト管理システムはさまざまなデバイスに対応しておく必要があると言えるでしょう。

出展：総務省「平成30年版情報通信白書 インターネット利用の広がり」

シフト管理システムはシフオプを選ぼう

シフオプはASPサービスのため、インターネット環境さえあればだれでもどこからでも使え、Webページで作業する感覚でアプリを使用できます。

また、スマートフォンアプリも無料で使用でき、プッシュ通知を活用してリマインドすることも可能です。

マルチデバイスに対応しているため、スマートフォン、PC、フィーチャーフォン、タブレットなど、インターネットに接続できるデバイスなら何でも利用でき、年齢を選びません。

日別・週別などの切り口や、作業場別にシフトを表示することも可能なほか、就業規則や法令違反をチェックする機能も搭載しています。

データはCSVファイルとしてエクスポートできるため、勤怠管理といったほかのシステムにデータを取り込むことも可能です。

まとめ

シフト管理システムの選び方や注意点、おすすめのシステムについて解説しました。
シフト管理を選ぶポイントには、機能の充実は当然ながら、自社の業務に合っているか、従業員の多様性に対応しているかなども考慮する必要があります。

シフト管理の効率化には、アプリが使えてインターネット環境さえあればだれでも手軽に利用できるシフオプの導入をご検討ください。
さまざまなニーズにお応えできるよう、機能性と利便性の高いシステムを提供し、シフト作成をサポートします。