シフト作成業務を効率化する手段の一つに、「AIを使ったシフト作成に切り替える」という方法があります。近年、AIはさまざまなシーンで活用されており、シフト作成においてもその限りではありません。

ただし、AIによるシフト作成の自動化は、これまで人の手で作業してきた業務負荷を削減できるという大きなメリットがある一方で、比較的汎用性が低いともいわれています。導入を検討する前に、自動化したい部分はどこなのか、自社の体制に適しているかどうかという点をしっかり整理したうえで、ツールを比較することが重要です。

この記事では、AIによるシフト作成のメリット・デメリットを踏まえて、煩雑なシフト作成業務の効率化に役立つツールを紹介します。

AIによるシフト作成で自動化できること

AI技術を取り入れたシフト作成ツールを用いることでシフト作成に関わるデータを基にAIが機械学習を行い、自動でシフトを作成できます。

繁忙期や閑散期、人件費予算、従業員の勤務条件などのデータをAIが学習するため、法的または自社のルールに応じた人員配置が可能です。

▼AIで自動化できるシフト作成業務の例

• 従業員のシフト希望を集約する
• シフト希望、時間帯ごとの必要人員、人件費予算に基づいて人員を配置する
• 労働時間や休日数などの労務規定を満たしたシフト調節を行う

AIでシフト作成を自動化するメリット

AIでシフト作成を自動化することで以下のようなメリットがあります。

シフト作成業務の負荷を削減できる

シフト収集や調整などの業務を自動化できます。

紙面またはExcelのシフト表に従業員のシフトを転記したり、時間帯や人件費を考慮して人員調整をしたりなどの業務を任せられます。それにより、シフト作成にかかる業務負荷を削減して、管理者や店長がコア業務に注力できるようになります。

労働基準法・就業規則に基づいた人員配置ができる

AIを用いることで、労働基準法・就業規則などの一定の条件に基づいてシフトを作成できます。

人の手によるチェックで発生しやすい抜けや漏れを防げるほか、会社・店舗のルール、法律を順守した人員配置が可能です。

人件費・人員配置を最適化できる

AIの活用では、これまで人の手で行ってきた過去のシフトデータを蓄積してそれらを基に分析することも可能です。

傾向・ノウハウ・売り上げ予算などを分析することで人件費や人員配置を最適化できます。余剰人員や人員不足を防ぐためにも役立ちます。

AIでシフト作成を自動化するデメリット

AIによるシフト作成は、シフト作成業務を効率化するなどのメリットがある一方で、きめ細かな調整がしづらいといったデメリットもあります。

従業員の入れ替わりに対応しにくい

シフト作成にAIを用いる場合、事前に設定したルールやパターンに基づいてシフトが自動作成されます。しかし、従業員の入れ替わりが発生すれば、また新たなルール設計が必要です。

また、蓄積したデータに基づき機械学習によってシフトを自動作成した場合、現場の実情と合わないシフトが作成されて多くの修正が発生する可能性もあります。従業員の入れ替わりが激しい現場ではシフト作成業務をすべて自動化することは難しいといえます。

個別の事情を考慮できない

シフト作成時、勤務条件や労働基準法などの明文化されたルール以外にも考慮する点があります。

▼シフト作成で考慮が必要な点

• 従業員同士の人間関係
• 新人の指導体制
• イレギュラーな予定変更（病欠、家庭の事情によるシフト変更など）
• 業務内容ごとの負荷

これらの点に配慮しながらシフトを作成することは従業員の働きやすさや職場・仕事への満足度にもつながります。

しかし、AIでシフト作成の全プロセスを自動化してしまうと、こうした柔軟な調整ができません。特定の従業員に負荷がかかってしまうシフトやベテランと新人がどちらかに偏りバランスの悪いシフトが作成されることも考えられます。

それにより、シフトの自動作成後に手動での修正が必要になり、かえって業務負荷が増えてしまう可能性もあります。

AIでなくてもシフト作成の効率化が可能

シフト作成の効率化は必ずしもAIツールでのみ実現できるものではありません。

シフト作成・管理システムの『シフオプ』では、労力がかかる部分は自動化して、手をかけたい部分は手動で柔軟に調整することが可能です。シフオプを利用したシフト作成の流れは次のとおりです。

STEP①希望シフトの収集

従業員は自身のパソコンやスマートフォン、フィーチャーフォンから希望シフトを提出できます。提出漏れを防ぐためのリマインドメールの自動送信も可能です。

STEP②シフトの作成

従業員から送られてきた希望シフトは管理画面に集約され、ボタン一つで承認できます。希望シフトの反映作業を大幅に短縮できるほか、反映漏れも防ぎます。

STEP③シフトの調整

あらかじめ設定した売り上げ予算に対して人件費率が自動計算されるため、繁忙期・閑散期に適したシフト作成が可能です。

STEP④シフトの共有

シフトを確定すると従業員に自動でシフトが送信されます。シフト共有のタイムラグや共有漏れを防ぐことが可能です。

細かな点については人の手で調整できるため、従業員のスキルや人間関係などを考慮した人員配置ができます。

また、人件費予算の計算、必要人員の算出についてはツール上で自動計算が可能です。労務コンプライアンスのチェックも自動化できるため、個別に労働時間・休日数などを算出する工数を削減できます。

さらに、イレギュラーなシフト変更が起きた場合にもツール上でヘルプを募集できるため、各従業員に個別で連絡を取る必要がない点も特徴です。

まとめ

AIによるシフト作成の自動化は、業務負荷の軽減や人員配置の最適化などのメリットがある一方で、状況に応じた柔軟なシフト調節が難しいというデメリットがあります。そのため、AIを活用したシフト作成が必ずしも効率化へつながるとはいえません。

また、希望シフトの収集・希望シフト提出のリマインド・労務コンプライアンスチェックなどは、AIに限らずに実現できます。

『シフオプ』では、収集したシフト希望の集約・労務コンプライアンスチェック・希望シフト提出のリマインドなど、労力のかかる定型業務を自動化できます。

人の手でしか対応できないきめ細かな調節も可能なため、シフト作成・管理にかかる業務負担を軽減しつつ、従業員の希望シフトや働きやすさ考慮したシフト作成を実現できます。シフト作成業務の効率化に向けてシフオプの活用を検討されてはいかがでしょうか。