※2024年5月17日更新

シフト制を採用している職場では、「従業員から受け取ったシフトを確認するのに時間がかかる」「手書きで対応しておりシフトの作成が大変」といった悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか。

シフトの作成・管理業務では、従業員から希望シフトを収集して一人ひとりの勤務日・時間帯を調整したり、完成したシフトを共有したりする必要があり、労力と負担がかかります。

効率的にシフト管理を行うには、手書きや表計算ソフトで行っていた業務をオンラインで行えるアプリケーション（以下、アプリ）を活用することがポイントです。

この記事では、シフトの作成・管理業務にアプリを活用するメリットや選び方、Android対応の無料アプリについて解説します。

シフト作成のアプリとは

シフト作成のアプリとは、オンラインでシフトの収集や作成、共有などを行えるアプリのことです。管理者と従業員がスマートフォンまたはタブレットなどにアプリをインストールして、インターネット環境で使用する仕組みとなります。

アプリによってサービスの名称は異なりますが、一般的に“シフト作成アプリ”や“シフト管理システム”などと呼ばれます。

シフト作成のアプリを活用してできることには、主に以下が挙げられます。

▼シフト作成のアプリでできること

• シフトの申請と自動収集
• シフトの作成（人員配置や勤務時間の調整・修正）
• アプリやメールによるシフトの共有
• 人件費の自動計算
• チャットによるメッセージの送受信　など

具体的な使い方や搭載された機能については、アプリごとに違いがあります。

シフト作成にアプリを活用するメリット

手書きや表計算ソフトでシフトを作成している職場では、時間がかかったり、転記・計算ミスが発生したり、さまざまな問題につながりやすくなります。アプリを活用することで、シフトの作成・管理業務をより効率的に行うことが可能です。

➀シフト作成の工数を削減できる

1つ目のメリットは、シフト作成の工数を削減できることです。

アプリを活用すると、従業員からメモ書きの希望シフトを集計したり、作成したシフト表を印刷して配布したりする作業が不要になります。

また、事前に設定したモデルシフトに沿って、基礎となるシフトを自動で作成できるため、手動での入力・転記作業や労働時間の計算などが不要になり、シフトの作成にかかる時間の短縮につながります。

さらに、従業員はアプリ上でシフトを申請・確認でき、店舗までシフトを確認しに来る必要がなくなります。これにより、利便性が高まるほか、提出遅れや確認忘れなどを防ぎやすくなります。

②シフト管理者の人的ミスを防げる

2つ目のメリットは、人的ミスを防げることです。

紙媒体のシフト表で運用している場合、表計算ソフトに入力・転記する際に誤った数値を入力したり、希望シフトの反映漏れが発生したりする可能性があります。

労働時間や人件費の計算に誤りが生じると、従業員とのトラブルまたは労務違反につながるリスクも考えられます。

シフト作成ができるアプリを活用すると、申請されたシフトのデータがシステム上に自動で反映されるため、入力・転記・手動計算による人的ミスを防止できます。

③適正な人員配置を行える

3つ目のメリットは、適正な人員配置を行えることです。

シフトを作成する際には、店舗の繁閑状況や人件費予算、各従業員のスキルなどを踏まえて人員配置を行う必要があります。しかし、紙媒体または表計算ソフトでシフトを作成していると、従業員数や業務内容が多くなるほど人員配置が複雑になってしまいます。

モデルシフト機能が備わったアプリを活用すれば、従業員の希望シフトを踏まえつつ、事前に設定した条件に沿ってシフトの基礎を作成することが可能です。

シフトの基礎ができた段階でシフト管理者が手動で人員配置を調整することで、従業員の過不足を防いで人件費の最適化を図れます。

④労務管理の強化を図れる

4つ目のメリットは、労務管理の強化を図れることです。

法令に基づいた労務管理を行うには、従業員一人ひとりの労働時間や休日、残業の発生有無などを把握することが必要です。シフト制を採用している職場では、従業員によって勤務する曜日や時間帯などが異なる場合があるため、労務管理が大変になります。

シフト作成のアプリを活用すると、シフトを作成する段階で従業員の勤務状況を把握することが可能です。これにより、法令に違反した労働や過重な長時間労働を未然に防止できます。

また、従業員の労働条件や時給、希望する収入の上限などを個別に設定して反映できるアプリであれば、シフトの作成・管理を効率的に行えます。

シフト作成のアプリを導入する際の選び方

シフト作成のアプリを導入して業務の効率化を図るには、自社の業種や勤務形態、店舗独自のルールなどを踏まえて選ぶことが重要です。

▼確認するポイント

• モデルシフトを自動作成できる機能があるか
• 手動での調整や細かな条件設定が簡単に行えるか
• 自店舗の勤務形態に対応しているか
• ランニングコストを調整しやすいか　など

アプリのなかには、収集した希望シフトを基にAIが自動でシフトを生成する機能が備わったタイプがあります。しかし、完全自動でシフトを作成すると、従業員のスキルや店舗の事情に応じた柔軟な調整が難しいほか、店舗のルール変更に対応しにくくなる可能性があります。

モデルシフト機能で型となる基本的なシフトのみを自動で生成して、手動で時間帯や人員配置、条件設定を柔軟に行えるアプリであれば、現場に即したきめ細かな調整が行いやすくなります。

また、アプリによって対応できる勤務形態は異なります。自店舗の運用体制に応じて業種・職種に特化したアプリや、幅広いシフトパターンに対応したアプリなどを選ぶことがポイントです。

さらに、店舗数や従業員数に応じて利用できるユーザー数を柔軟に変更できるアプリであれば、ランニングコストを調整しやすくなります。

なお、AIによるシフト作成のメリット・デメリットはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

Android対応の『シフオプ』でシフト作成の業務を効率化！

シフオプは、シフトの作成・管理に特化したクラウド型のシフト管理システムです。AndroidとiOSのOSに対応しており、スマートフォンやタブレットにインストールして、シフトの収集・作成・共有をオンラインで完結できます。

特徴➀直感的な操作と分かりやすい画面設計

作業項目や編集箇所が分かりやすく示されているため、ITに関する専門的な知識・技術がなくても簡単にシフトの作成を行えます。日別・週別・月別などのさまざまな作成画面を選択でき、店舗のシフトに合わせた対応が可能です。

特徴②モデルシフトに沿ったシフトの作成

事前にシフトの条件や勤務形態を設定すると、従業員から申請された希望シフトを基にモデルシフトを自動作成できます。必要人数に対する過不足や人件費も画面上で確認しながら、手動で調整を行えます。

特徴③端末を選ばないASPサービスで外出先でも対応が可能

シフオプは、インターネット環境があればWebブラウザ上でアクセスできるASPサービスとなっているため、外出先でも操作を行えます。スマートフォンやタブレット、ノートパソコンなどにソフトウェアをインストールすることなく、あらゆる端末でシフトの作成・確認ができる利便性の高さが魅力です。

特徴④初期費用が無料

シフオプの初期費用は無料となっており、基本料金は1ユーザー当たり300円（税別）です。ユーザー数が多くなるほどお得になる“IDパックプラン”も用意しており、従業員の人数に応じてランニングコストの最適化を図れます。

▼IDパックプラン

なお、基本料金やIDパックプランの仕組みについては、こちらをご確認ください。

まとめ

この記事では、シフト作成が行えるアプリについて以下の内容を解説しました。

• シフト作成を行えるアプリの機能
• シフト作成にアプリを活用するメリット
• アプリを導入する際の選び方
• Androidに対応した『シフオプ』の特徴

手書きや表計算ソフトを用いたアナログなシフト管理を効率化するには、オンラインでシフトの収集・作成・共有が行えるアプリの活用が有効です。

アプリを活用すると、シフト作成にかかる工数の削減や人的ミスの防止、人員配置の適正化、労務管理の強化などのメリットが期待できます。

導入する際は、自社の業種や勤務形態、店舗独自のルールなどを踏まえて、必要な機能が備わったアプリを選ぶことが重要です。

『シフオプ』には、シフト作成の効率化や利便性の向上などを図れるさまざまな機能が備わっています。簡単な操作で扱いやすいほか、端末や利用場所を選ばずオンライン環境でシフトの作成・管理を行えます。

詳しくは、こちらをご確認ください。