シフトの共有を円滑に行うには。デジタルによる管理に移行しよう
※2025年2月13日更新
スタッフの労務管理においては、シフトの共有を円滑に行うことが求められます。共有を円滑に行うことで、シフトの報告や周知、変更などの情報を素早く正確に社内全体で把握でき、業務をスムーズに進められます。
しかし、シフト共有をアナログで行っている場合、円滑なシフト共有が難しくなるケースもあります。
人事・労務部門の担当者のなかには、「アナログなシフト共有によって問題が生じている」「シフトを円滑に共有するにはどうすればよいのか」などとお悩みの方もいるのではないでしょうか。
この記事では、アナログなシフト共有の問題点や円滑なシフト共有の重要性・ポイント、シフト管理ツールの活用について解説します。
アナログなシフト共有によくある問題
シフト共有をアナログで行っている場合、リアルタイムな情報が確認できなかったり、情報が失われたりする問題があります。
リアルタイムな状況を伝達できない
シフトをアナログで共有している場合、シフトに変更の必要が生じた際にも、スタッフにリアルタイムな状況を伝達できません。メールや電話で一人ひとりに変更を伝えるだけでなく、場合によっては紙のシフト表を作り直す時間や手間が必要です。
また、これらの方法では情報共有をリアルタイムに行えないことから、状況に合わせてシフトを柔軟に組みなおすこと自体が難しくなります。
シフト表を紛失するおそれがある
シフトをアナログで共有していると、紙のシフト表を紛失するおそれがあります。
シフト表には個人情報が掲載されているケースもあり、紛失することで情報漏えいによるトラブルにつながる可能性が考えられます。
また、シフト表が手書きの場合は、紛失すると再作成の時間や労力も必要となります。
なお、シフトを共有する方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
円滑なシフト共有の重要性
円滑なシフト共有が実現できると、スタッフ間の連携が向上できます。また、管理者側としてもシフトの周知漏れを防ぎやすくなり、欠員のようなトラブルにも迅速に対応できるようになります。
①スタッフ間の連携が向上できる
シフトの共有を社内全体で行うと、スタッフ間で業務内容や勤務時間帯を把握できるようになり、効率的に連携できるようになります。
業務に関する指示やチームワーク、シフト交代時の引継ぎがスムーズになることで、生産性の向上も期待できます。
②シフトの周知漏れを防げる
シフト共有を円滑に行える環境であれば、シフトの周知漏れを防ぎやすくなります。
シフトをスタッフ全員に周知できていないと、「出勤する日を忘れていた」「出勤時間を間違えた」などの認識ミスが起こりやすくなります。また、何らかの事情によりシフト変更をした場合、その内容が周知されなければ、従業員が正しいシフトを把握できない状況となります。
周知漏れを防ぐことで、スタッフが決められたシフトどおりに勤務しやすくなり、遅刻や欠勤などの発生を回避できます。
③欠員などのトラブルに迅速に対応できる
各スタッフが全体の勤務状況を把握しておくことで、急な欠員や時間変更があった場合にヘルプ対応がしやすくなります。
また、シフトに誤りがある場合にも、本人や本人以外の従業員がミスに気付き、トラブルが起きる前に修正するといった臨機応変な対応も可能となります。
欠員やシフトのミスは、業務効率やサービス品質の低下を招くリスクが高まるため、社内全体で勤務状況を把握できる環境が望ましいといえます。
シフトを円滑に共有するポイント
シフトを円滑に共有するには、プライベートと通信手段を分けたり、シフトを早めに作成しておくことが重要となります。また、スマートフォンを活用できるシステムの導入も有効です。
プライベートと連絡手段を分ける
シフトの共有をメッセージツールで行う場合、プライベートで用いるメールやチャットツールなどとは分けておくことが重要です。
連絡手段を分けていないと、シフトに関する連絡がプライベートのメッセージに埋もれてしまい、見落とされる可能性があります。
シフトは早めに作成する
シフトは早めに作成しておくと、余裕を持って共有しやすくなります。
シフトの作成後に変更が生じた場合も、当日までの猶予があればシフト表の再作成・再配布によってスタッフに周知を行うための時間も確保できると考えられます。
ただし、シフトを早めに作成するには、シフト希望を円滑に収集する必要があります。スタッフに協力を呼び掛けたり、シフト希望の収集機能を持つシステムを導入したりする方法が有効です。
スマートフォンで共有できるシステムを利用する
シフトの共有をスマートフォンで行えるシステムを利用すると、円滑なシフト共有が行いやすくなります。
スマートフォン上のシステムを閲覧することで、スタッフは時間や場所を選ばずに最新のシフト状況を確認できるようになります。
また、シフト希望の提出をスマートフォンで行えると、シフト希望が早めに集まりやすくなり、シフトの作成から周知までのフローもスムーズに進められると期待できます。
なお、シフトのデータをスマートフォンと連動させる方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
シフト管理システムで円滑な共有を実現！
シフトに関する情報共有を円滑に図るには、シフト管理システムの導入が有効です。
シフト管理システムの『シフオプ』には、シフト作成を補助する機能のほか、全体へのシフトの共有やヘルプ募集ができる情報共有機能が備わっています。
コミュニケーションツールとしてメッセージ機能も付随しており、管理者・従業員間の円滑なコミュニケーションの助けになります。
新たなシステム導入には運営コストが懸念されますが、シフオプは従業員数に合わせたプランを選択できることに加え、901ID以上での利用の場合、月額固定費用のプランも用意しています。
業務効率の向上や情報共有体制の強化として、シフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
なお、シフトを共有する際の連絡方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
まとめ
この記事では、シフトの共有について以下の内容を解説しました。
- アナログなシフト共有によくある問題
- 円滑なシフト共有の重要性
- シフトを円滑に共有するポイント
- シフト管理システムによる円滑なシフト共有
シフトの共有を社内で円滑に行える環境を整備しておくと、スタッフ間の連携が取りやすくなるほか、シフトの周知漏れを防いだり、欠員トラブルへの対応を迅速に行ったりできるようになります。
シフトを円滑に共有するには、プライベートとは区別できる連絡手段を用意したり、シフトを早めに作成したりすることが求められます。
また、スマートフォンでシフトを共有できるシステムを導入しておく方法も有効です。
シフト管理システムの『シフオプ』は、シフトの収集・作成・共有を行えるクラウド型のシステムです。シフトの作成・調整を円滑に行うための豊富な機能が備わっています。インターネット環境があればいつでもどこでも利用でき、スマートフォンにも対応しています。
詳しくは、こちらの資料をご確認ください。
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