勤怠管理とは？重要性と雇用条件別の注意点を解説
残業や休日勤務などの過重労働が問題とされている今、「労務コンプライアンスの強化」が企業にとって肝要となっています。
そこで重要なのが「勤怠管理」です。勤怠管理は労働基準法や厚生労働省が定めたガイドラインによって、適正に行うよう定められています。
では、勤怠管理を行う際、どのような点に配慮すると良いのでしょうか。
本記事では、勤怠管理の重要性とポイント、管理について紹介します。
そもそも勤怠管理とは
勤怠管理とは、使用者である企業が従業員の就業状況を適正に把握し、管理をすることを指します。
労働基準法では、従業員の労働時間や休日数、深夜労働などについて企業が遵守する規定が定められおり、出退勤時刻や時間外労働、休日数などをタイムカードや勤怠管理システムを利用し、客観的な記録を基に正しく管理する必要を説いています。
勤怠管理の重要性
労働基準法第32条では、法定労働時間を「休憩時間を除いて1日8時間、1週間で40時間」と定めており、また、労働基準法第35条では法定休日を「週に1日以上もしくは4週間を通じ4日以上」と定めています。
勤怠管理を適正に行い、こうした法令を遵守することで過重労働や賃金未払いといったリスクを回避できます。また、従業員のメンタルヘルスや健康にも目が行き届きやすくなります。
勤怠管理が不適切だとブランドイメージや社会的評価がダウンしかねません。適正な管理が従業員や関連企業からの信頼度と満足度向上につながるといえるでしょう。
雇用条件による勤怠管理の注意点とは
勤怠管理をする際の重要なポイントは、従業員一人ひとりの雇用形態に沿った管理をすることです。
働き方改革の影響もあり、さまざまな勤務形態や雇用条件の従業員が増えています。
それでは、従業員の勤務・雇用形態ごとに、配慮の要所をみていきましょう。
多様な勤務形態がある場合
働き方改革では、ワークライフバランスを重視し柔軟な働き方を目指す施策を推進しています。
たとえば、シフト制の場合、従業員によって勤務日数や勤務時間が異なるため、個々の勤務状況を把握することに加え、全体の人員バランスを考えながら人員配置できるようにしておく必要が出てくるでしょう。
テレワークの場合であれば、始業時刻と終業時刻をどういった方法で記録するか、労働時間を正確に把握できるかがポイントになります。タイムカードでの管理が難しい場合には、勤怠管理ツールを活用することも方法のひとつです。
パートやアルバイトの場合
パートタイマーやアルバイトの場合、従業員それぞれの勤務時間や休日を正確に把握できているかがポイントです。
個々の希望する勤務日や勤務時間が異なるため、従業員数が多ければ多いほどシフトへの反映が難しくなるでしょう。また、従業員ごとに時給が異なるケースもありますので、従業員の労働時間が適正に給与に反映されているか、確認するための労力や時間がかかります。
タイムカードのようなアナログ管理では、個々の打刻記録を見ることはできても、全体の勤務状況や人員配置はなかなか把握しづらいので、デジタル化することで効率的で手間なく勤怠管理をする企業も増えてきています。
扶養内希望の従業員がいる場合
家族の扶養に入っている従業員がいる場合、扶養の対象となる年収の規定範囲を超過してしまうと、扶養から外れてしまう可能性があります。扶養には「税制上の扶養」と「社会保険上の扶養」の二種類があります。
扶養内を希望する従業員がいる場合には、扶養控除内の年収におさまるようにシフトを組むことがポイントになります。
扶養内になるかどうかの年収のボーダーとしては、
・所得税が発生する「103万円の壁」
・厚生年金や健康保険などの社会保険加入義務が発生する「106万円の壁」
・配偶者の社会保険の扶養から外れる「130万円の壁」
があります。
時間外労働などで労働時間が超過する場合は、ほかの勤務日を調整するなどの対応を要するため、従業員自身に調整を任せるのではなく、企業が対応できるような仕組みを整えておきましょう。
勤怠管理の方法
従業員の就業状況を把握する際には、さまざまな管理方法があります。
従業員数や勤務形態によっては非効率な管理方法もあるため、自社に適した管理方法を導入すると、業務効率化にもつながります。
勤怠管理に必要な項目としては、
・出退勤の時間
・勤務時間
・遅刻や早退
・時間外労働や休日労働
・有給休暇
以上が主として挙げられるでしょう。
勤怠管理方法は、アナログ式とデジタル式に分類できます。
それぞれの特徴をご紹介します。
①タイムカード
多くの企業で採用されている、最もポピュラーな勤怠管理の方法です。
従業員が自分で紙カードを打刻するので、出退勤時間が分かりやすいこと、パソコンに不慣れな人でも操作しやすいシンプルな仕組みであることがメリットといえます。
しかし、タイムカードでは月末の給与計算を手入力で集計する必要があるため、会社の規模が大きいほど時間と労力がかかるでしょう。また、月途中の勤務状況が把握できないことで、「知らないうちに規定の残業時間を超過していた」「法令に抵触していた」というリスクが起こる可能性もあります。
また、手入力ではミスも起こりやすいため、労働時間が適正に給与に反映されていないといったトラブルにつながらないように、チェック体制を強化する必要も出てきます。
タイムカードは、会社の規模が比較的小さくて、従業員が毎日同じ時間、同じ場所に出退勤する職場に向いているといえるかもしれません。
②エクセル
エクセルの表計算を利用して、従業員の勤怠管理や給与計算をする方法です。初期費用がかからず、導入しやすい点がメリットでしょう。また、インターネット上にはテンプレートもあり、自社に適したものをダウンロードし、カスタマイズできるのも利点となります。
しかし、タイムカードと同じように従業員自らエクセル表に入力できるので、入力ミスや不正行為が起きてしまうリスクもゼロではありません。
さらには、計算式のエラーによって労働時間が正しく計算されていなかったり、割増賃金の未払いが発生したりする可能性もありますので、パソコン操作に精通している人員が必要になります。
③勤怠管理システム
スマートフォンのアプリや指紋認証リーダー、ICカードなどで出退勤の打刻ができ、なかには打刻時に現在位置が把握できるGPS付きのアプリもあります。
正確な打刻時間が把握できるだけでなく、労働時間をデータ化し、リアルタイムに確認できるので客観性が高く、過重労働の防止にもつながります。
また、IT化が進んでいるなか、クラウドやソフトを使用したシステムを導入している企業も増えてきています。
アルバイトやパートタイマーが多く在籍している職場では、シフト制を採用しているところもあるでしょう。
個々の勤務形態や雇用形態を把握する必要がありますが、勤怠管理システムの導入によって勤怠管理にかかる時間や労力を軽減でき、業務効率化が期待できます。
また、さらなる効率化のためには「シフト管理システム」の導入も効果的です。
シフト管理システムの「シフオプ」では、法令リスクのあるシフト組みには自動でアラートがあがりますので、長時間労働や法定休日違反といったリスクを回避でき、労務コンプライアンス強化につながるのが大きなメリットです。安心したコンプライアンス面のサポートにより、適正な労働時間を管理できるようになります。
まとめ
適正な勤怠管理は、企業の業務効率化や法令遵守のためにも必要不可欠となっています。
就業状況を正しく把握することで、過重労働や残業手当の未払いなどのリスクを回避できるだけでなく、従業員の心身の健康維持にも大きな効果が期待できるでしょう。
企業のイメージアップや従業員の満足度向上にもつながるため、働き方改革関連法が推進されているこの機会に、勤怠管理やシフト管理のデジタル化を検討してみてはいかがでしょうか。
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