シフトが埋まらない！アルバイトへのシフト調整のお願いのしかた
売上計画や人員計画は、どんなに精度を意識しても天候やライバル店の影響など、様々な要因で計画通りにいかないものです。そのため、シフト調整は収支の調整に欠かせない手段ですが、お休みをしてもらうだけならともかく、出勤を頼むとなるとハードルが高くてなかなか頼めない、という方もいらっしゃるでしょう。
今回は、シフトの埋まらない原因、またシフト調整のための効果的なお願いのしかたをご紹介します。
土日祝日は特にシフトが埋まらない！
従業員としては、家族や友達と予定を合わせやすく、イベントも多い土日に休暇を設定したいものです。お盆や年末年始に、まとめて長期休暇を取りたがるアルバイトが続出したご経験がある方も珍しくないでしょう。
しかし、土日祝日を少人数で回し続けることは難しく、できれば避けたい課題です。アルバイトは忙しくても時給は変わらないため、忙しい土日祝日が出勤したくない日となってしまい、さらに人が集まらないという悪循環になってしまいます。
なぜ？シフトが埋まらない理由
シフトが埋まらない理由には、いくつかの原因が考えられます。今回は、特によくある理由をまとめました。
①アルバイトの属性が偏っている
「主婦（夫）ばかり」「学生ばかり」といった属性が偏りすぎると、特定の曜日や時期にシフトが埋まりづらいという現象が起きます
主婦（夫）ばかりの場合、子供を幼稚園や保育園に預けていることが多く、土日は園がお休みのため出勤するのは難しくなります。学生ばかりの場合、試験期間にまとまって休んでしまうため、定期的に人手不足になりやすくなります。
②ルールの違いでヘルプが活用できない
店舗独自のルールが多すぎることが、一因になっている場合があります。
人手不足のときにはヘルプを依頼することも多いと思いますが、店舗によってルールが違うと、他店からのヘルプはいつも通りに働けません。この状態では、来たヘルプも受け入れるアルバイトも働きにくいと感じます。
そのため、ヘルプを依頼しても断られやすく、シフトが埋まらない現象が起きてしまうのです。
③インセンティブがないためヘルプが来ない
店舗ごとに年齢層や雰囲気、客層は異なります。慣れた環境との違いから、どのアルバイトでも多少はヘルプ先が働きにくく感じられるものです。
この分を補填するインセンティブがないと「ヘルプOK」と言ってくれるアルバイトが減少します。そのため、ヘルプを依頼しても断られてしまい、シフトが埋まらないというパターンもあります。
④待遇・環境が悪く出勤希望数が少ない
給料が競合他社より明らかに安い、残業が多いなどの待遇の悪い職場はアルバイトにとって良い職場とは言えません。また、アルバイト同士の人間関係がギスギスしている、管理者とアルバイトの間で信頼関係がない、という状態も職場環境としては良くありません。
このような職場では、働きたいという気持ちが起きづらく、そもそもの出勤希望数が明らかに少なすぎるという現象が起こります。
⑤採用人数がそもそも少なすぎる
たとえば繁忙期と閑散期がはっきりしている場合など、採算をとるために閑散期に合わせた採用人数になっていることがあります。
しかし、この状態は繁忙期に業務過多になってしまいます。このためアルバイトは、「忙しすぎて疲れるから出勤したくない」と考え、繁忙期になると途端にシフトが埋まらないという悩みを抱えてしまうことがあります。
シフト調整がしたい！アルバイトへのお願いのコツ
原因はわかっているけれど、そうは言っても今月のシフトを埋めなくてはいけない……。そんな方に向けて、シフト調整をお願いするときのコツをご紹介します。
①普段からコミュニケーションを取る
気の知れた仲の人にお願いされるのと、距離感のある人にお願いされるのでは、同じお願いでも受け入れ度は異なります。普段からアルバイトとのコミュニケーションを取り、心理的な距離感を縮められるようにしましょう。
雑談が苦手でも、出かけた先のお土産としてお菓子を配る、アルバイトには丁寧に対応するなど、いつも気にかけていることが伝わるようにしましょう。
②普段から褒める
仕事ぶりをきちんと評価される職場であれば、アルバイトはモチベーションを保ちやすくなります。いつも仕事ぶりを見ているという姿勢が伝わるように、アルバイト一人ひとりの良いポイントを見つけて褒めることも重要です。
元から得意なことを褒めるより、アルバイトが努力しているポイントを褒めるほうが効果的です。
③感謝の気持ちをもって接する
たとえアルバイトであっても、社員と同じく職場の大切な一員です。
アルバイトがいるからこそサービスが提供できることを忘れないようにして、出勤を当たり前だと思わずに、出勤しきちんと働いてくれていることに対して感謝の気持ちを伝えましょう。
いつも感謝している気持ちが伝われば、アルバイトからもお店に協力してもいいかな、という気持ちが生まれてきます。
④仕事に面白みを感じさせる
ただの作業として仕事をするより、魅力を知って仕事をするほうが楽しく感じられます。その仕事ならではの魅力や、身につくスキルをアルバイトと共有してみてください。
仕事をしていて「楽しい」と感じられれば、自然とアルバイトが長く定着してくれるようになりますよ。
「シフト埋まらない問題」を解消するには?
どんなにシフト調整のお願いをしても、根本的な問題を解決しなければ「シフト埋まらない問題」は解決できません。まずは何が問題なのかを明確化したうえで原因を分析し、採用数を増やしたり、ルールを共通化・マニュアル化したり、ヘルプにインセンティブ制度を設けたりする必要があるでしょう。
しかし、改革をするとその分業務量が増え、出勤数は充分でもシフト作成や調整そのものが大変になってしまうことがあります。そのような場合は、シフト管理システムの出番です。
たとえば、リクルートジョブズが提供するシフオプの場合、売上予算と人件費予算を見ながらモデルとなるシフトを入力することが可能です。
シフト作成の際もこれを元に調整することで、シフト作成にかかる時間が大幅に削減できます。適正人数かどうかの把握も容易になるのでおすすめです。
また、8時間以上の長時間労働のシフトを作成した場合、警告を出してくれるため、働き過ぎの防止にもつながります。複数店舗をひとつのシステムで管理できるため、ヘルプの管理や記録もしやすくなります。
まとめ
仕事と言っても人と人のコミュニケーションが基本ですので、いかにアルバイトと信頼関係が築けているかがポイントになります。働きやすい職場になっているかどうか定期的に見直すことも重要です。アルバイトと二人三脚でお店を盛り上げられるよう、積極的な行動を心がけましょう。
シフオプの詳細はこちらからご覧ください。
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