※2020年6月22日公開の記事に修正を加えています。

従業員のシフト管理では、定型業務であるシフト作成に大切なリソースを割いてしまい、コア業務に十分な時間をあてられないというケースも少なくありません。

毎月発生するシフト作成業務を効率化するために役立つのが、クラウド型のシフト作成サービスです。

しかし、「どのような機能が備わっているのか」「自社に適したサービスを選びたい」とサービス選定にお悩みの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、シフト作成によくある悩みをはじめ、シフト作成サービスに必要な機能、『シフオプ』を使ってできることについて解説します。

シフト作成の悩み

シフト制を導入している企業では、日々のシフト作成業務が負担になっていることも少なくありません。

従業員のシフト希望を考慮しつつ、人件費や人員の過不足を見ながら日時を調整する必要があるため、作業が煩雑化しやすくなります。

ここでは、シフトに関する悩みについて、企業・従業員それぞれの視点から解説します。

企業の悩み

従業員のシフト希望を考慮するだけでも大変なシフト作成業務ですが、以下のような悩みも挙げられます。

シフトが集まらない

シフトの提出期限を決めていても、「締切に出勤がなかった」「期日を忘れていた」など、さまざまな理由で期日までに提出することが難しい従業員もいると考えられます。

そのような場合は、個別に連絡して提出を促したり、口頭で確認したりといった対応が必要です。従業員のシフトの提出が遅れると、シフト作成にあてられる時間が短くなるため、シフト管理者の時間外労働が発生する可能性もあります。

欠員対応依頼の連絡が大変

従業員のシフト希望だけでは人員が足りない場合や、急な欠勤でシフトに穴が空いてしまった場合など、電話・メールなどで個別に連絡を取って人員を補う対応が必要です。

従業員数が多くなるほど連絡する人数が多くなり、管理者の負担につながります。

シフト作成に労力がかかる

シフト作成時には、人件費や従業員の希望を考慮したうえで配置調整を行ったり、手入力で転記したりする作業に労力がかかります。

また、労務違反のチェックや労働時間の算出も必要となるため、すべてを手作業で行う場合には、シフト管理者の負担が増加しやすくなります。

シフト通知に手間がかかる

シフトを社内に掲示する、メール・電話で共有するといった方法では、企業・従業員の双方にとって不便です。

シフト表を印刷して配布したり、従業員にメールを送信したりする作業に労力がかかるほか、共有漏れが発生する可能性も考えられます。

従業員の悩み

シフトに関する悩みを抱えているのは企業だけではありません。

従業員もさまざまな悩みを抱えていることが考えられます。改善されない場合、離職の原因にもつながるため、企業として従業員の悩みについて把握しておくことが重要です。

シフトの決定が遅い

シフトの決定が遅くなると、プライベートの予定が立てにくくなるため、従業員が不満に感じやすい理由の一つです。

また、シフトが出たあとに「この日は出勤できない」「出勤できるかどうかまだ判断できない」などのケースが発生して、再度シフトの調整が必要になることも考えられます。

希望どおりに働けない

従業員が希望する日数・時間に出勤できない場合、その分給料が低くなり、従業員が目標としている金額に達しない可能性があります。

また、希望以上のシフトを入れられるといったことも、従業員の不満につながります。

休みが取りにくい

人手不足で休みが取りにくい、希望を出しても反映されないことも、従業員の悩みや不満につながりやすい原因の一つです。

連勤が続くと、従業員の疲労が溜まり、生産性の低下につながりかねません。また、特定の従業員に限った連勤・休日出勤などの負担を強いたシフトや、企業側の都合を押しつけた不公平なシフトは、不満が溜まる原因となります。

このようなシフト作成に関する企業・従業員の双方の悩みを解決するには、効率的にクラウド型のシフト作成サービスの導入がおすすめです。

クラウドサービスを利用するメリット

クラウド型のシフト作成サービスは、インターネット環境さえあれば、場所やデバイスを選ばず利用できます。

複数のシフト管理者で同時ログインしたり、リアルタイムでシフト表を更新したりできるのは、クラウドサービスならではのメリットです。シフト作成業務を複数人で分担して行えるほか、複数の店舗でシフトを共有できるため、短時間で効率的なシフト作成が可能です。

また、店舗間での情報共有がスムーズになることで、企業全体の稼働状況を把握しやすくなるといったメリットもあります。

さらに、自社でサーバを構築したり、ソフトウエアをインストールしたりする必要もありません。保守管理・メンテナンスは不要のため、運用リソースや保守管理コストの削減につながります。

シフト作成サービスに必要な機能

シフト作成サービスに必要な機能として、5つが挙げられます。導入する際は、これらの機能が備わっていることを確認するのがポイントです。

①収集・集計機能

収集・集計機能とは、パソコン・スマートフォンから従業員のシフト希望を収集してシステムに反映してくれる機能のことです。

手作業で紙面やExcelなどに転記する必要がなくなるため、人的ミスの削減や業務効率化につながります。

勤務時間や人件費についても自動的に表示されるため、集計・計算にかかる労力を削減することが可能です。

②アラート機能

アラート機能とは、労務規定違反にあたるシフトに対して警告を表示する機能で、労務違反の見逃しを防ぐことができます。

目視や手作業で労働時間・休日数などを算出する場合、ミスが発生しやすくなるほか、給与計算の締め日に長時間労働に気がつくケースもあります。

アラート機能があれば、法令の上限を超えた労働や休日数の不足などの把握が可能です。法令を遵守したシフト作成は、コンプライアンスの強化につながります。

③ヘルプ募集機能

ヘルプ募集機能とは、人員の不足が発生した際に、人員補充の対応を迅速に行える機能です。

欠員が発生した場合、メールや電話で個別にヘルプを募るとなれば、シフト管理者の労力がかかるほか、代わりの人員を見つけるまでに時間がかかる可能性があります。

シフト作成サービスを経由して一括でヘルプ募集ができれば、個別に連絡する労力を削減できるため、スムーズな人員補充が可能です。

また、複数の店舗間でヘルプ募集ができる体制を構築することで、人材の有効活用につながり、人手不足の解消も期待できます。

④シフト共有・リマインド機能

シフト共有・リマインド機能とは、作成したシフトを一括で共有したり、シフト希望希望提出の締切メールを自動送信したりする便利な機能です。

シフトが確定した時点で従業員に自動的に通知される機能があると、完成したシフトを個別で連絡する必要がありません。シフト表の印刷代を削減できるほか、シフトの共有漏れも防止できます。

また、提出期限の1週間前や前日など、事前に設定したタイミングでリマインドできるため、シフトの提出遅れの防止も期待できます。

⑤操作性

シフト作成サービスは、誰でも簡単に操作できる仕様であることが重要です。

操作が直感的に分かりにくいシステムや、専門的な知識が必要なシステムは、シフト管理者・従業員の双方にとってストレスとなり、システムが社内で浸透しにくくなります。

普段パソコンやスマートフォンのアプリを使わない方でも操作しやすく、年齢にも関係なく使いやすいサービスを選ぶことが大切です。

シフト作成サービス『シフオプ』でできること

さまざまなシフト作成サービスがありますが、『シフオプ』は、シフト作成業務の効率化を後押しして、シフト作成の業務負担を削減します。

ここで、シフオプでできることについて、企業側と従業員側に分けて紹介します。

企業ができること

シフオプを利用して企業ができることは、主に以下の6つが挙げられます。

①さまざまなパターンのシフトを作成できる

シフオプは、日別や週別など、さまざまな切り口でシフトを作成できます。基本となるシフトパターンを登録しておくと、基本のモデルシフトの自動作成が可能です。

収集したシフト希望は管理画面に反映されるため、そこから手動で理想のシフトを作成することもできます。

②直感的な操作が可能

直感的に操作できる設計になっていることもシフオプの特徴です。従業員にレクチャーする際もすぐに理解してもらいやすい点も魅力です。

導入企業からは「シニア世代の方でも問題なく使えている」との感想もいただいています。

③一括送信でヘルプを募集できる

人手が足りずヘルプを募集したいときは、従来のように従業員に個別で電話・メールをする必要はなく、管理画面から一斉連絡が可能です。人員の不足が発生した時間帯・曜日にすばやくヘルプを募集できます。

④必要な情報を可視化できる

シフオプでは、各時間帯の人数や従業員の勤務状況を可視化できるため、人員の過不足状況に応じた人員調整が可能です。

人件費率や従業員の充足率を見ながらシフトを調整できる点も特徴です。業務負担やシフト希望が偏ってしまうのを防ぎ、公平性を確保できます。充足率の低い時間帯には、新たにアルバイトを募集するといった検討ができることで、採用活動にも役立ちます。

⑤コミュニケーションツールとしても使える

シフオプのメッセージ機能は、従業員とのコミュニケーションツールとして活用が可能です。メッセージ機能を使えば、シフトに関する連絡が必要になった際に、サービス上で円滑に情報共有が行えます。

⑥出勤日やシフト提出締切日をリマインドする

シフオプは、任意の日時にリマインドを送ることができます。シフトの提出締切日をプッシュ通知で知らせることで、提出遅れ・出勤日の勘違いなどのミスを防止できます。

従業員ができること

シフオプを利用して従業員ができることは、主に以下の2つです。

①インターネット上でシフト申請・確認ができる

インターネットにつながる環境であれば、個人のパソコンはもちろん、スマートフォンやフィーチャーフォン、タブレットからいつでもシフト申請・確認が可能です。シフトの提出・確認のために、わざわざ店舗に出向く必要はありません。

②ヘルプの可否状況が把握しやすい

シフオプ経由で系列店舗の稼働状況が把握できるため、「休みだけど仕事に入りたい」という従業員は自分からシフト管理者へ声をかけることができます。

これにより、「いつも特定の人ばかりヘルプ依頼の連絡がきている」という不満の解消が期待できます。

まとめ

この記事では、シフト作成業務を効率的に行いたい方に向けて、シフト作成サービスについて以下の内容を解説しました。

• シフト作成の悩み
• クラウドサービスを利用するメリット
• シフト作成サービスに必要な機能
• シフト作成サービス『シフオプ』でできること

シフト作成は、さまざまな業務のなかでも悩みが多い業務の一つです。業務効率や定着率の向上など、従業員の働きやすさに直結する重要な業務のため、適切かつ効率的に管理できる体制を整えることが重要です。

紙面やExcelでのシフト作成によって業務が煩雑化している、または労力がかかっている場合には、シフト作成サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

『シフオプ』であれば、シフトの集計・作成、共有までの一連の業務をオンラインで行えるとともに、今回挙げた機能がすべて備わっています。

シフト作成の業務を効率化できるほか、従業員のシフト希望や人件費を考慮した適切な人員配置が可能です。

直感的に操作できるため、すぐにサービスを活用できることもシフオプの魅力です。

シフト作成に悩みを持っている方や、シフト作成の効率化を考えている方は、お気軽にお問合せください。

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