従業員のシフト管理の悩みはツールで解消
サービス業で多く採用されているシフト制。
シフト制で働く従業員にとっては、「希望する時間帯で働ける」「休みの融通がきく」といった利点がありますが、裏を返すと、希望通りにならないシフトは不満の種となってしまうため、管理者はシフト管理の苦労が絶えません。
従業員の不満を減らし管理者の負担を軽減できるよう、シフト管理の業務効率化を図ろうと思っても、フローの構築や環境の整備には労力を要します。
本記事では、シフトに関する従業員・管理者の悩みや、それらの悩みを解消できるツールについて解説します。
従業員の悩み
シフト制は、働きたい時間帯に勤務でき好きな日に休めるため、“プライベートを充実できる”ということが魅力です。しかし、シフト制であるがゆえに、次のような不満を持つ従業員もいます。
- 入社時に同意した以上のシフトを入れられる
- 出勤日や休日に偏りがある
- シフトの発表が遅く予定を立てづらい
従業員の希望に寄り添わずにシフトを組むと、「入社時に週3日勤務と言っていたのに週5日入れられている」、「連勤ばかりで体力的につらい」「休日ばかりで稼げない」などの不満をもたらします。
また、シフトの発表が遅いと予定を立てづらいため、シフト制ならではの“プライベートを充実できる”というメリットが薄れてしまいます。
そういったシフトへの不満は、ときにモチベーションの低下や離職を招くこともあるため、配慮が必要になります。
経営側の悩み
従業員の希望を考慮しつつ、繁忙期・閑散期にあわせたシフト作成は容易ではありません。管理者にとっての悩みには、以下が挙げられます。
- 期限までに希望シフトが集まらない
- 人手不足でシフトが埋まらない
- 急な欠勤に対応できない
- 人件費の計算に労力がかかる
- コンプライアンスのチェックができていない
従業員の希望シフトの申請が遅れると、その分シフトの完成も遅れてしまいます。また、従業員の希望を反映させたいと思っていても、その日の人件費や人員数を考慮する必要があるため、100％希望を叶えることは現実的に難しいです。ときには、病欠や急用による欠勤への対応が必要になることもあるでしょう。
また、過度な連勤や長時間労働といった法令違反にならないようコンプライアンスのチェックも必要なため、シフト管理全体を通して多大な労力がかかることが、管理者にとっての大きな悩みではないでしょうか。
シフト管理が楽になる！シフオプを使ってみよう
シフトに関する管理者と従業員双方の不満・悩みを解消するためには、紙面やExcelの管理ではなく、“シフト管理システム”の活用が効果的です。
シフオプなら、シフト管理に特化した計算機能や情報共有機能が備わっているため、管理者の作業を大幅に効率化できます。いずれの機能も、マウスのドラッグやクリックの簡単操作で利用できるため、「パソコンは慣れていないから操作が不安」という方にも安心です。
従業員の利便性が向上する機能も多数搭載されているため、不満解消にもつながるでしょう。
機能の一例をご紹介します。
希望シフトの申請・収集
シフオプを導入すると、従業員自身のスマートフォンやフィーチャーフォンで、いつでもどこからでも希望シフトの申請ができます。
申請された希望シフトは管理画面上に集約され、管理者は承認ボタンのクリックひとつでシフトに反映できます。
コンプライアンスチェック
作成したシフトがコンプライアンスに抵触していないかをシフオプが自動チェックします。過度な連勤や長時間労働のシフトにはアラートで注意を促すため、労務リスクを防止します。
計算
人件費や人件費率、人員の過不足など、シフト作成時には多くの計算を要します。
シフオプでは、シフト作成時に人件費を自動計算できるほか、売上予算の設定によって人件費率の算出も可能です。また、時間帯ごとの必要な人員数に対する過不足状況も算出されるため、シフトを作成しながら計算をする労力がかかりません。
共有・コミュニケーション
シフオプはWebシステムのため、遠隔での共有・コミュニケーションもシフオプひとつで可能になります。
たとえば、シフト完成時には従業員へ自動で一斉通知され、従業員はインターネット環境下であればいつでもシフトを確認できます。希望シフトの提出期限が迫ると、提出を促す自動通知が送信されるため、期限の厳守にもつながります。急な欠勤があった際には、全従業員に対して“ヘルプ募集”の一斉通知も可能です。
シフオプには、ほかにもシフト管理を助ける豊富な機能が搭載されています。機能の詳細についてぜひ下記ページをご覧ください。
まとめ
シフト管理の体制が整うまでは、管理者はもちろん従業員にとっても悩みがつきものです。
シフオプを使ったシフト管理では、環境を改善するためのフローを構築せずとも、完備された各種機能によって課題を解消できるシフト管理体制が整います。
現在のシフト管理に課題・悩みを抱えている場合は、シフオプでシフト管理の業務効率化を進めてみませんか？
