業務効率アップ！シフトをうまく作ることの重要性とその方法
宿泊業、飲食業、小売業など、特に働く時間が固定されていない業界の場合、シフト作りに頭を悩ませている管理者の方は多いでしょう。従業員の希望やその日の売上想定なども考慮してシフトを作るのは難しく、苦戦してしまうのも仕方ないことかもしれません。
シフト作りが雑になってしまうと余分な人件費がかかったり、効率良く従業員を動かせなかったりする可能性があります。
しかし、逆に手間と時間をかけ過ぎてしまうと管理者の負担は増えるばかり。そういったことを防ぐためにも、シフト作りの効率化は非常に大切です。
そこで今回は、シフトをうまく作る重要性やコツ、おすすめのシフト作成ツールを紹介していきます。
シフト作成の効率化は業務改善の第一歩
現在、多くの業界で人手不足は深刻です。
特に宿泊業、飲食業、小売業などにおいてはその傾向が強く、平均値の2倍以上の欠員率があると言われています。
（参照：農林水産省｜外食・昼食産業における働き方の現状と課題について）
これによる弊害は、従業員、特に正社員、管理者の労働時間の増加にもつながっています。
多くの業界で問題となっている「欠員率」と「長時間労働」ですが、シフト作成の効率化はこのどちらにも関わってくるポイントです。
冒頭でもお伝えした通り、シフト作成は単純な作業ではありません。効率化されていない場合、それが要因で管理者の業務を圧迫してしまうことにもつながります。
また、シフトがわかりづらいために、月や日ごとの欠員や余剰人員が明確に把握できずに当日を迎えてしまうこともあるでしょう。
これらを防ぎ、店舗や企業全体の業務を改善するためにも効率的なシフト作成は重要なのです。
効率的なシフト表作りのコツ
シフト表を作る際に心がけたいのが、「使いやすさ」と「見やすさ」。誰にとってもわかりやすい表を作ることで、社内で共有する際にも役立ちます。
では、どのようなシフト表が「使いやすく」、「見やすい」のでしょうか？
最低限必要な項目
シフト表に最低限入れておきたい内容として、「業務の対象者」「勤務時間」や「曜日」が挙げられます。
いくらわかりやすい表でも、必要な情報が含まれていなければ意味はありません。
企業や業界によって必要な項目が増えることもあるため、できる限りシンプルに、必要な情報を盛り込むことを考えましょう。
共通マークの使用
シフトを使いやすくするためには、社内で通じる簡易的なマークを活用するのも一つの方法です。
たとえば、早番と遅番に分かれている企業であれば、勤務時間の横にそれぞれのマークをつけておくだけでも、視覚的なわかりやすさは格段に上がります。
文字が多くなり見づらくなることを防ぐためにも、共通マークは役に立ちます。
マークを使用する際はシフト表のどこかにマークの意味を示す項目を用意し、部署や事業所が違っても理解できるようにしておくのが良いでしょう。
色分けでわかりやすく
重要な項目を色分けしておくことも、わかりやすいシフト表の条件です。
名前、勤務時間といった項目のタイトル、休業日の行など、目立たせたいところや通常と違うところに色をつけておくことで、見やすいシフト表になります。
棚卸や月の繁忙期など、企業ごとの「特別な日」を色分けする方法もありますが、表の中にいくつも色がある状態だと、逆に見づらくなってしまうこともあるため注意しましょう。
稼働人数を記載する
シフト表には、その日の稼働人数の欄を設けるのもおすすめです。
当日、何人出勤する予定なのかをわかるようにしておけば、管理者がシフト作成をする際の人数調整もしやすく、従業員もその日の状況がわかりやすくなります。
当日の責任者をわかるようにする
店長やマネージャーなど、責任者が常に現場にいる店舗ばかりではありません。
バイトリーダーや正社員など、「なにかあったら相談する窓口」として、当日在籍している責任者をわかるようにしておくのも大切です。それによって、なにかトラブルがあった際の混乱も減り、当日の業務効率化につながります。
シフト作成で気をつけたいポイント
わかりやすいシフト表の重要性は前述した通りですが、実はもう少し「ある点」に気をつけることで、より店舗や企業にとってプラスに働かせることができます。
ここからは、シフト作成をする際に意識しておきたいポイントについて解説していきます。
人員配置のバランス
どんな業界にも、「忙しい日」と「忙しくない日」があるはずです。
限られた人員をすべての日に同じように割り振ってしまうと、余剰や欠員が出てしまうことにもつながるでしょう。
曜日や時間帯によって必要な労働力を明確にし、それに応じた人員を割り振ることで、最適な人員配置ができるようになります。
また、それらを明確にしておくことで、「いつ」「どれくらい」人員が足りないのかも社内でわかりやすくなり、従業員にも協力してもらいやすくなるでしょう。
人件費と売上のバランス
「人件費の削減」というのは、多くの管理者が企業から与えられる課題でもあるでしょう。
これはただコストを下げればいいというわけではなく、前述した人員配置のバランスを意識し、ひいては「人件費」と「売上」のバランスを意識することが重要です。
忙しさ、というのはあいまいなもので、その感じ方も人によって変わります。これを売上に置き換え、それに応じて人件費を決定することで、より理論的で、無駄を省いたシフト作成が可能になります。
能力、ポジション別で人員を確保
従業員ごとに能力の高さや現場での役割は違います。
当然ですが、いくら人数が足りていても、新人ばかりや同じポジションの人員ばかりではうまく業務を進めることはできません。
日や時間帯ごとに必要な人員を割り出したら、役割や能力ごとに必要な人数を設定しておきましょう。これによって、新人教育、業務の効率化、従業員の勤務上の満足度など、さまざまなことに影響してきます。
効率の良いシフト作成のために
効率の良いシフト表を作るためには、上記のことを意識するのはもちろんですが、そもそも「シフトの作成方法」を見直す必要があるかもしれません。
手書き・エクセルなどの表計算ソフトだけで作るのも良いですが、売上や人員の変動がある度にシフトを考え直すのは、管理者の負担増加にもつながるでしょう。
そのようなときは、シフト管理ツールを使うのもおすすめです。
シフト管理ツールを使うメリットは、シフト管理に特化したツールなので非常にわかりやすくて見やすいことです。ツールの種類によってサービスはさまざまです。
シフオプでは、最適なシフトを作ることはもちろん、人員が足りていない日が一目で分かったり、無理なシフトを組んだ場合、自動検知してアラートがあがり知らせてくれます。この機能は、過剰労働防止にも役立つでしょう。
まとめ
シフト表作成がうまくいかなくてお悩みの方は、シフト管理ツールを使ってみることをおすすめします。シフトを効率的にわかりやすく作成できることで、管理者の負担が減ることはもちろん、従業員の適切な配置ができ、人材教育やサービスの質の向上にもつながります。理論的なシフト作成ができることで、従業員のシフトに対する不満軽減や働きやすい環境作りにも貢献できるでしょう。
働く人の負担を減らし、不満のないシフトを作成することが効率的な働き方につながります。
シフト管理システム「シフオプ」のお問い合わせはコチラからどうぞ。
人気のコラム
飲食店のシフト表の作り方と注意点。ツール活用で急な変更にも対応
