従業員の管理業務に携わる担当者の方で、日々のシフト管理に頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。

特に、紙面・Excelでシフト管理を行っている場合は、作成に労力がかかるほか、ヒューマンエラーが発生しやすくなるという課題があります。

「シフト作成や管理を少しでも楽にしたい」「シフト管理の労力を軽減できる方法が知りたい」とお考えの方は、シフト管理業務を簡略化できるシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

本記事では、紙面・Excelによるシフト管理で起こりやすい3つのヒューマンエラーをはじめ、シフト管理をもっと楽に行うためのシステムを紹介します。

シフト管理で起こりやすい3つのヒューマンエラー

紙面への記入やExcelへの入力などの作業が伴うアナログなシフト管理では、ヒューマンエラーが起こりやすくなります。シフト管理で起こりやすいヒューマンエラーは、主に次の3つです。

①シフト希望の転記ミス

紙面・Excelでシフトを管理している場合、従業員から収集したシフト希望を転記する作業があります。

しかし、手書き・手入力で作業する際に、入力ミスや人員配置ミスといった転記ミスが起こりやすくなります。転記ミスが発生することにより、シフト希望が正しく反映されていないといったトラブルにつながってしまいます。

▼転記ミスの例

• 従業員が記入したシフト希望（休み希望、出勤可能な日時）を読み間違えて転記する
• タイピングミスにより、内容を間違えて入力する
• 別の従業員のシフト欄に、間違えて転記してしまう

②労働時間の集計ミス

シフトを作成する際、従業員の労働時間を集計して、労働基準法に違反がないかチェックすることが欠かせません。また、給与計算の際には、労働時間・残業時間の集計を行います。

ところが、Excelの関数や電卓を使って集計する場合、打ち間違いによる計算ミスが発生しやすくなります。そうすると、正確な労働時間・勤務日数を把握できずに、長時間労働を見落としてしまうリスクがあります。

▼集計ミスの例

• Excelの関数を入力する際、セルの選択範囲が抜けており、締日までの労働時間を集計できていない
• 労働時間の集計を暗算して、労働時間を誤って算出する
• 電卓の入力を誤り、間違った労働時間を算出する
• 上下欄に記載された別の従業員の労働時間と混同して集計する

③休日や有休取得の管理ミス

従業員のシフト管理では、法令に沿って休日や有給休暇を適切に付与する必要があります。労働基準法では、休日と有給休暇について以下のように定めています。

紙面・Excelで休日・有給休暇を管理している場合、以下のような管理ミスが発生することがあります。

▼管理ミスの例

• シフト作成時に休日数のカウントを誤り、法定休日を付与できていない
• 従業員の有給休暇の取得状況を把握しておらず、年5日の有給休暇を取得ができていない従業員がいる
• 勤続年数や付与日数に応じた有給休暇の付与が適正に行われていない

出典：e-Gov法令検索『労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）』／厚生労働省『労働時間・休日』／厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署『年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説』

システムの活用でヒューマンエラーを防止

紙面・Excelによるシフト管理のヒューマンエラーを防ぐためには、シフト作成業務を簡略化できるシフト管理システムの活用が有効です。

関数の入力や表作成といった作業が必要なく、直感的な操作で作成できるため、シフトの作成や管理を簡略化できます。

シフト作成・管理システムの『シフオプ』では、シフト作成の効率化、ヒューマンエラーの防止に役立つ次のような機能がそろっています。

シフト希望の自動反映

シフオプを活用すると、従業員のシフト希望をシステム経由で収集できます。

収集したシフト希望は、確定前に管理者のシフト管理画面に自動反映されるため、紙面・Excelを利用するときのような転記ミスを防げます。

▼シフト希望が自動反映される仕組み

1. 従業員がスマートフォンアプリやパソコンから、シフト希望を申請する
2. 申請されたシフト希望は、管理者画面に自動反映される
3. 管理者がシフトの調整を行い、承認することでシフトが確定する

労働時間の自動集計

各従業員の労働時間、日別・週別の労働時間の合計を自動で集計できます。Excelの関数や電卓を使った計算が不要になるため、集計ミスを防止するのに役立ちできます。

▼自動集計の仕組み

1. シフト希望が管理画面に反映されると、スタッフ別・期間別の労働時間が自動で表示される
2. 勤務時間や人員配置を調整すると、労働時間が自動で再計算されて表示される

シフオプでは、労働時間の表示だけではなく、時間帯別の人件費、売上予算に対する人件費率も表示できるのが特徴です。予算に応じた適切な人員配置が可能になり、人件費の最適化にもつながります。

労務違反のチェック

シフオプには、労働基準法に則ったシフトになっているか、各種諸法規をシフト段階でチェックできる機能が備わっています。目視や手動の計算による労務チェックが不要になるため、法令違反の見落としを防げます。

▼労務違反チェックの流れ

1. 管理者画面で従業員の就業時間や休日を設定する
2. 労働基準法に違反するシフト組みがある場合に、自動で警告やアラートが表示される

法定労働時間・法定休日などを適切に管理できるため、労務コンプライアンスの強化につながります。また、労働基準法だけではなく、店舗ごとに次のような個別の警告・注意アラートを設定することも可能です。

• 連続勤務
• 18歳未満の1日8時間超勤務
• 外国人労働者の上限労働時間　など

シフトデータのCSV出力

シフオプで作成したシフトデータは、CSVファイルで出力したり、CSV読み込み機能が備わったシステムと連携したりできます。

▼CSV出力の活用例

1. シフオプのシフトデータをCSVファイルで出力する
2. 勤怠管理システムや給与管理システムに取り込み、データ集計・修正を行う

データ連携が可能になると、労働時間・休日数・勤務日数などをほかのシステムに再入力したり、新たにExcelでファイルを作成したりする必要がなくなります。これにより、データの移行作業で発生しやすい転記ミスを防止することが可能です。

シフオプの機能についてさらに詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。

まとめ

この記事では、シフト管理を楽に行いたいというお悩みをお持ちの方に向けて、以下の項目で解説しました。

• シフト管理で起こりやすい3つのヒューマンエラー
• 業務効率化とヒューマンエラーの防止に役立つシフオプの機能

紙面・Excelでシフト管理をする場合、転記・入力といった作業でヒューマンエラーが発生しやすくなります。ヒューマンエラーが発生すれば、修正対応にも時間と労力がかかるほか、「シフト希望が正しく反映されていない」「長時間労働が発生する」「有給休暇が正しく付与されていない」など、さまざまなトラブルにつながる可能性もあります。

『シフオプ』を活用すれば、シフト希望の反映や労働時間の集計を自動化できます。労務違反のチェックによってコンプライアンスを強化しつつ、CSVによるデータ連携の活用で、目視によるチェックミス、転記・入力ミスを防ぐことも可能です。

関数の入力や表作成が不要になるほか、直感的な操作でシフトを作成できるため、紙面・Excelと比べてシフト管理が楽になります。「シフト管理にかかる労力を軽減したい」とお悩みの方は、ぜひシフオプの活用をご検討ください。