シフト制の職場では、シフト表の作成や管理を定期的に行う必要があります。

しかし、紙面やExcelでシフトを作成している場合、スタッフ一人ひとりの勤務条件や希望シフトの調整を考える必要があるため、作業時間がかかります。

また、手作業による計算・転記作業にも労力がかかります。このようなシフト作成・管理の負担を改善するためには、シフト管理システムの活用が効果的です。

シフト管理システムの導入を検討中で、「効率的なシフト管理を行いたい」「シフト作成以外の活用方法も知りたい」という方も多いのではないでしょうか。

本記事では、シフト管理システムの導入メリットや基本的な使い方、シフト作成・管理業務の効率化を実現した企業さまの活用事例を紹介します。

シフト管理システムの基本的な使い方

シフト管理システムでは、シフト作成のプロセスの一部を自動化して、システム上で希望シフトの収集やシフトの作成・共有ができるようになります。

シフト管理システムの基本的な使い方は、以下のとおりです。

▼シフト管理システムの使い方

　1.企業や店舗のルールに応じて、事前にシフト作成の条件を設定する

　2.スタッフが自身のパソコンやスマートフォンから希望シフトを申請する

　3.システム経由でスタッフのシフト希望を集計する

　4.設定した条件に沿って、管理画面でシフト表を作成する

　5.シフト確定後、メールやシステム経由でスタッフに通知する

また、以下のようなシフト条件を事前に設定できるため、働き方や店舗ルールに応じたシフト作成が可能です。

▼設定できるシフト条件の例

• 勤務形態（日勤・夜勤など）
• 必要なスタッフ数
• 休憩の付与
• 勤務日数・公休数
• 連勤数・連休数
• 売り上げ予算・人件費予算

このように、シフト管理システムは設定した条件に沿ってシフト作成をサポートしてくれます。ただし、スタッフの習熟度やスキル、個別事情などを考慮するには、管理者による手動調整が必要です。

シフト管理システムの導入メリット

企業の利益を向上させるためには、適切な人員配置が重要です。しかし、忙しい業務のなかでのシフト管理は時間も労力もかかるため、担当者の負担が大きい業務です。シフト管理の方法は、Excelを活用した方法とシステムを活用した方法があります。

ここでは、シフト管理システムを導入するメリットを紹介します。

▼シフト管理システムを導入するメリット

• シフト作成・管理業務の負担軽減
• 人件費の最適化
• 採用効率の向上
• 横断的な人材リソースの活用

シフト管理システムを活用すると、紙面のシフト希望を回収したり、Excelに転記したりする作業が必要ありません。

また、シフト状況を可視化することで、人件費の予算やスタッフの習熟度、スキルに応じた人員配置ができるようになります。人員の不足状況を把握することで、欠員補充や採用活動も効率的に進められます。さらに、スタッフもいつでもスマートフォンから自分のシフトを確認できるため、スタッフの満足度向上にもつながります。

シフト管理システムの活用事例

シフト管理システムには、シフト作成業務を効率化するだけでなく、さまざまな活用方法があります。ここでは、シフト管理システム『シフオプ』の活用方法とともに導入事例も併せて紹介します。

①他店舗とのヘルプ体制を構築する

シフオプには、システム経由でスタッフに欠員募集ができる“ヘルプ機能”が備わっています。シフトの欠員補充が必要になった場合に、自店舗だけでなく他店舗のスタッフへ一斉連絡することが可能です。

ヘルプ機能を活用することで、店舗間でのスタッフの共有が可能になります。また、従業員の稼働率を上げるとともに、労働力不足の対策も行えます。

▼セキショウブランニューシステム株式会社さまの事例

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つくばエクスプレス主要駅の駅構内を中心に11店舗のコンビニエンスストアを運営している企業さまです。

▽導入前の課題

欠員がでた際、マネージャーが電話・メールでスタッフに連絡をとってヘルプを募っていました。また、各店舗でシフト作成のスケジュールが揃っていなかったため、ヘルプが必要になっても他店舗のシフト状況が分かりにくいという課題もありました。

▽活用方法

シフオプは店舗間でシフト情報を共有できるため、人員が足りない場合はヘルプ募集の一斉送信や複数の店舗間でヘルプの運用ができます。人員が足りない場合、各店舗の人員状況を見ながら、他店舗へ一斉にヘルプを要請しました。スタッフも各店舗のヘルプ要請状況を見て、空いた時間に勤務することが可能になりました。

▽導入後の効果

店舗間のヘルプによって毎月約200件・約2,000時間の労働時間を確保することに成功しました。また、11店舗のシフト作成スケジュールと、シフト提出から確定までのサイクルを統一して、業務の合理化を実現しました。そのため、欠員補充にかかる管理者の負担軽減にもつながりました。

セキショウブランニューシステム株式会社さまの事例詳細はこちらからもご確認いただけます。

店舗間ヘルプの推進によって月約200件、約2,000時間の労働力の確保に成功、社員の残業時間も1/3に削減

②人員稼働効率を把握する

シフオプは、人件費を自動的に計算できます。また、現場の人件費の状況をチェックできるため、適正な人件費の管理や人員稼働効率の確認が行えます。

▼株式会社ヒューマックスシネマさまの事例

首都圏内に4ヶ所の映画館を展開している企業さまです。

▽導入前の課題

映画館によって、チケット売り場や入場窓口、売店など働くポジションや上映スケジュールが異なるため、1週間単位でシフト作成を行っていました。ポジション別でシフトを編成して全体のシフトにまとめる必要があり、シフト管理者の負担が大きいことも課題でした。

▽活用方法

“人件費管理”機能によって、シフト作成時に自動で人件費を計算してくれるため、観客動員数の達成率に対する人件費の割合を可視化できるようにしました。

▽導入後の効果

4つの映画館でシフト編成を統一したことで、全体の業務負担が軽減され、社員やスタッフの働き方改革につながりました。また、全体のシフトを一覧で確認できるため、各スタッフの貢献度や人員稼働効率を把握しやすくなりました。個人の適性や業務内容に応じた、より適切な人員配置も可能になったため、業務効率化につながっています。

株式会社ヒューマックスシネマさまの事例詳細はこちらからもご確認いただけます。

シフトを一元管理できるシフオプにより、業務効率の向上を実現

③採用ターゲットを絞り込む

シフオプには、モデルシフトを表示する機能がついているため、曜日・時間帯における人員充足状況をリアルタイムで可視化できるようになります。また、人員充足状況を把握して、採用枠やターゲットを絞り込めるため、採用活動の効率化につなげられます。

▼株式会社シュゼット・ホールディングスさまの事例

全国の百貨店を中心に洋菓子の製造・販売・喫茶の店舗などを展開している企業さまです。

▽導入前の課題

“人材不足”“人材不足によって社員の残業が発生しやすい”という2つが大きな課題でした。

▽活用方法

シフオプの機能を活用して、シフトの人員充足状況を可視化しました。

▽導入後の効果

人が足りていない時間帯・曜日を把握することによって、「平日や昼間は主婦層を募集」「土日や夜間は学生層などを募集」など、募集したいターゲット層を明確にできました。また、ターゲットに合わせた求人広告の原稿作成や採用枠を絞った募集によって、採用活動の効率化も実現しました。

株式会社シュゼット・ホールディングスさまの事例詳細はこちらからもご確認いただけます。

ヘルプ勤務による労働力の確保、シフト情報を活用した店舗運営へのアドバイスや採用手法の改善など、様々な業務改革ツールとして「シフオプ」を活用。

まとめ

この記事では、シフト管理システムを導入するメリットや基本的な使い方、活用方法について解説しました。

シフト管理システムを導入することで、シフト作成のプロセスの一部を自動化して、システム上で希望シフトの収集やシフト作成・共有ができるようになります。シフトの条件を設定できるため、働き方や店舗ルールに応じたシフト作成も可能です。

『シフオプ』では、シフト作成機能に加えて、店舗間におけるヘルプ体制の構築、人員稼働効率の把握、採用活動の効率化などの有効活用もできます。

今回紹介した活用方法を参考に、業務体制の強化や人員・コスト管理の最適化を図ってみてはいかがでしょうか。