シフト管理アプリを導入して効率的なシフト管理を実現しよう
※2023年9月8日更新
シフト制を採用している職場では、スタッフが働く曜日や時間帯が変動的になるため、シフトの作成・管理が煩雑になりがちです。
シフト管理を行う担当者さまのなかには、「シフトの収集や共有に労力がかかる」「労働時間や人件費の計算が大変」などとお悩みの方もいるのではないでしょうか。
そこで活用できるのが、シフト管理アプリです。シフト管理アプリを導入すると、スマートフォンでシフトを作成したり、スタッフへの共有を行ったりできるようになり、効率化につながります。
この記事では、シフト管理における悩みやアプリを活用するメリット、無料アプリ7選を紹介します。
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シフト管理の悩み
勤務形態や労働時間が異なるスタッフが在籍していたり、紙媒体または表計算ソフトでシフトを作成していたりする場合には、さまざまな悩みが生まれやすくなります。
①シフト希望が期日までに集まらない
1つ目の悩みは、シフト希望が期日までに集まらないことです。
シフト希望の提出日を定めていても、期日までに提出しないスタッフがいるとシフトを作成できなくなります。
特に紙媒体でシフト希望を収集していたり、店内のスケジュール表に各自記入する仕組みを導入していたりすると、シフト希望を提出する際に店舗まで足を運ぶ必要があります。出勤予定がないスタッフにとっては面倒に感じてしまい、期日までに提出してもらえないケースも少なくありません。
また、シフト希望を提出していないスタッフにはリマインドを行う必要があるため、管理者の業務負担につながります。
②公平なシフト作成が難しい
2つ目の悩みは、公平なシフト作成が難しいことです。
管理者の勘・経験でシフトを作成していると、スタッフによって労働時間や休日が偏ってしまう可能性があります。公平性がないシフトはスタッフの不満を生み、モチベーションの低下や人間関係のトラブルなどにつながるおそれがあるため、注意が必要です。
▼公平性がないシフトの例
- 特定のスタッフの休み希望がいつも反映されている
- 忙しい日・時間帯ばかりシフトに入れられる
- 同じ労働条件でありながら、勤務時間帯がいつも偏っている
管理者には、スタッフのシフト希望をできるだけ反映しつつ、一定のルールに則った公平なシフトを作成することが求められます。
③急な欠勤やシフト変更が起こる
3つ目の悩みは、急な欠勤やシフト変更が起こることです。
体調不良や家庭の事情などで欠勤が発生すると、欠員を補充するためにスタッフに連絡を取らなければならず、ほかの業務に支障をきたすことがあります。また、シフトが確定してから変更を依頼されると、シフトの修正が必要になります。
欠員やシフト変更に柔軟に対応できるように、スタッフと円滑にコミュニケーションを取り、ヘルプの募集を行える仕組みを整えることが重要です。
④労務コンプライアンスを遵守する必要がある
4つ目の悩みは、労務コンプライアンスを遵守する必要があることです。
労働基準法では、労働時間・休日・休憩などについての規定があり、シフトを作成する際に遵守する必要があります。人の手で労働時間や休日数を計算したり、目視でチェックしたりしている場合は、ミス・漏れが発生して法令違反につながるリスクがあるため注意が必要です。
なお、シフト作成に関する労働基準法のルールについては、こちらの記事で解説しています。
⑤人員調整に時間と労力がかかる
5つ目の悩みは、人員調整に時間と労力がかかることです。
シフトを作成する際はさまざまな要素を考慮する必要があるため、人の手で人員調整を行う場合には時間と労力がかかってしまいます。
▼シフト作成で考慮が必要な要素
- 店舗の繁閑状況に応じた必要人員数
- 人件費の予算
- スタッフの能力・スキル
- スタッフ同士の人間関係
時間帯別の必要な人員数や人件費の予算などを可視化しながら、人員配置を行える仕組みを整えることが重要です。
効率的なシフト管理にはアプリの活用が有効
シフト管理を効率的に行うには、アプリの活用が有効です。シフト管理アプリを活用するメリットには、次の3つが挙げられます。
労働時間や人件費を自動で計算できる
シフト管理アプリを活用すると、一定期間における労働時間や人件費を自動で算出することが可能です。人の手で計算する必要がないため、集計ミスの防止につながります。ほかにも、時間外手当や休日出勤、交通費などを自動で算出できるアプリもあります。
スタッフ側の利便性が向上する
スタッフが自身のスマートフォンにシフト管理アプリをインストールすると、アプリ上でシフトを提出・確認できるようになり、利便性が向上します。
シフト希望の提出・確認のために店舗まで訪れる必要がなくなるほか、提出期日が近づくとリマインドが通知されるアプリもあります。これにより、シフト希望の提出期日を過ぎてしまう問題を防止できます。
ほかにも、シフト管理者がスタッフへメッセージを送り、ヘルプの募集を行えるアプリもあります。
コンプライアンス違反のリスクを防げる
コンプライアンス違反のリスクを防げることも、シフト管理アプリを活用するメリットの一つです。
シフト管理アプリのなかには、労働時間や休日数などが法令を遵守した内容になっているかをチェックする機能が備わったアプリがあります。
コンプライアンス違反のリスクを把握してシフトを作成できるため、「労使協定を超える残業が発生していた」「残業代を支払えていなかった」といった問題を防ぐことが可能です。
シフト管理アプリの選び方
シフト管理アプリにはさまざまな種類があるため、シフトや給与形態に応じて選ぶことがポイントです。
シフトの形態によって選ぶ
自社が採用しているシフトの形態に対応しているアプリを選ぶことが重要です。
アルバイト・パートを雇用している店舗におけるシフトの形態には、主に以下の種類が挙げられます。
▼主なシフトの形態
形態 |
内容 |
2直2交代制 |
日勤と夜勤の時間帯を2つのグループで交代して働く形態 |
連続2交代制 |
日勤と準夜勤を2つのグループで交代して働く形態 |
3直2交代制 |
日勤と夜勤の時間帯を3つのグループで交代して働く形態 |
3直3交代制 |
1日を3つの時間帯に分けて3つのグループで交代して働く形態 |
4直3交代制 |
1日を3つの時間帯に分けて4つのグループで交代して働く形態 |
24時間体制の職場では、2直2交代制または3直3交代制が採用されていることが一般的です。
なお、代表的なシフトの形態についてはこちらの記事で解説しています。
給与形態によって選ぶ
シフト管理アプリには、時給を入力すると自動で給料を計算してくれるアプリもあります。職場で採用している給料の形態に対応しているアプリを選ぶと、給与の集計がスムーズになります。
日給・時給・月給の大まかな区別だけでなく、早退・休日出勤・時間外手当・交通費などを管理できる機能があるかどうかを事前に確認しておくことが重要です。
無料で使えるシフト管理アプリ7選！
ここからは、無料で使えるシフト管理アプリ7選を紹介します。それぞれのメリット・デメリットを踏まえて、職場で使いやすいアプリを選ぶことが重要です。
①シフトボード
『シフトボード』は、Apple StoreとGoogle Playからダウンロードすることが可能です。アプリ画面はカレンダー表示になっているため、シフト状況をひと目で把握しやすくなります。
シフト管理者とスタッフの双方にとって役立つ機能が豊富に備わっているため、シフト管理の効率化や利便性の向上につなげられます。
▼メリット
- シフト履歴から同じシフトを複数日に一括登録できる
- 給料の自動計算機能が搭載されている
- 目標給料を設定してグラフで進行状況を表示できる
- 交通費・残業手当・深夜時給・休憩時間など細かい設定にも対応している
- アラーム機能でシフトを通知する
- 税金・社会保険料に関する機能が備わっている
▼デメリット
特になし
②シフト給料計算カレンダー
『シフト給料計算カレンダー』はApple StoreとGoogle Playに対応しているアプリです。早番・遅番などを色分けすることで、カレンダー上でシフトを把握・管理しやすくなっています。
▼メリット
- 日付を複数タップしてシフトの一括登録ができる
- 給料の自動計算機能が搭載されている
- 早退・残業・深夜手当・交通費などイレギュラーな計算にも対応している
- メモ機能で仕事以外の予定も管理できる
▼デメリット
特になし
③シフト勤務カレンダー
『シフト勤務カレンダー』は、Apple StoreとGoogle Playに対応しています。シフト管理だけのシンプルなアプリですが、基本的な機能は網羅されています。
▼メリット
- 日勤・早番・遅番・夜勤など自分のシフトパターンを登録できる
- シフトプランの作成でシフトの一括登録ができる
- メモ機能でシフト以外の予定を追加ができる
▼デメリット
給料の自動計算はできない
④きんたいさん
『きんたいさん』はGoogle Playのみに対応しているシフト管理アプリです。カレンダー表示のほかにも、リスト表示や1日ごとのシフト確認もできます。
▼メリット
- 職場の複数登録ができる
- 自分以外のスタッフのシフトも管理できる
- 休日・祝日・休暇・遅刻・早退・休憩時間などを細かく設定できる
- 給料の自動計算機能が搭載されている
- シフト表・勤怠表をPDF・CSV・TSVで保存して共有ができる
▼デメリット
- シフトの一括登録ができない
⑤シフト手帳 Pro : シフト給料計算とシフト管理のアプリ
『シフト手帳 Pro : シフト給料計算とシフト管理のアプリ』は、Apple StoreとGoogle Playに対応しているアプリです。シフト・給料・そのほかの予定を一つのアプリで管理できます。
▼メリット
- 職場の複数登録ができる
- カレンダーに祝日を表示できる
- 給料の自動計算ができる
- アラーム機能でシフトを通知してくれる
- ウィジェットに追加すれば、スマートフォンのホーム画面でシフトを確認できる
- 自分以外にもメールでシフト送信ができる
▼デメリット
シフトの一括登録ができない
⑥シフト管理DX
『シフト管理DX』はApple Storeのみに対応しているアプリです。日勤・夜勤などがスタンプになっており、カレンダーにスタンプを押す感覚でシフトを作成できます。スタンプの種類が多いため、プライベートのスケジュール管理にも役立ちます。
▼メリット
- スタンプの種類が300個以上ある
- 給料の自動計算機能が搭載されている
- 目標金額設定や年間所得の管理ができる
- デザインの着せ替えができる
- メールやLINEで共有もできる
▼デメリット
シフトの一括登録ができない
⑦シフト表&給料計算カレンダー 無料版
『シフト表&給料計算カレンダー 無料版』は、Apple Storeのみに対応しているアプリです。日勤・夜勤・準夜勤・早番・遅番などのあらかじめアイコンが用意されているため、カレンダーをワンタッチするだけでシフトを作成できます。
▼メリット
- 給料の自動計算機能が搭載されている
- 家族・友達・恋人のシフトも作成できる
- 自分と別のスタッフとのシフトを並べて表示できる
- Bluetooth通信によってシフト交換ができる
- 撮影したカレンダー画像を壁紙として設定できる
▼デメリット
シフトの一括登録ができない
シフト管理の悩みを解決するシフオプの5つの機能
無料のシフト管理ツールよりもさらに多くの機能を使える有料ツールの導入を検討することもおすすめです。シフト管理ツールの『シフオプ』には、シフト管理における悩みを解決するための機能が豊富に備わっています。
▼シフオプの主な機能
機能 |
特徴 |
シフト希望の収集 |
|
シフトの作成 |
|
シフトの共有 |
|
ヘルプの募集 |
スタッフ全員にヘルプの募集連絡を一斉送信して、スタッフはその場で返信を行える |
複数店舗の管理 |
店舗間でシフトを共有して、人手不足や急な欠員があった際にヘルプの運用を行える |
アラートの設定 |
|
シフオプを活用することによって、シフト作成の業務を効率化できるほか、シフト希望を踏まえた公平な人員配置ができるようになります。また、ヘルプの募集で欠員補填を行ったり、労務コンプライアンスを強化したりすることも可能です。
まとめ
この記事では、シフト管理アプリについて以下の内容を解説しました。
- シフト管理の悩み
- シフト管理アプリを活用するメリット
- シフト管理アプリの選び方
- シフト管理に役立つシフオプの特徴
- 無料で使えるシフト管理アプリ
勤務形態や労働時間が異なるスタッフがいる職場では、シフト管理が煩雑になりがちです。特に紙媒体や表計算ソフトでシフトを作成している場合には、労力と時間がかかるほか、計算ミスや記入漏れなどが発生する可能性もあります。
労務コンプライアンスを遵守して予算に応じた公平なシフトを作成するには、シフト管理アプリの活用が有効です。
『シフオプ』では、シフトの収集・作成・共有をインターネット上で行えるほか、人件費の予算や人員の過不足を可視化しながらシフトの調整ができます。また、法令違反のチェックやヘルプの募集を行う機能も備わっているため、労務コンプライアンスの強化、急な欠勤への対応にも役立てられます。
