シフト管理を行うときは、従業員の休み希望を尊重することが大切です。

従業員が希望する働き方を尊重しながら、業務にも支障がでないシフト管理を心がけましょう。

従業員が働きやすいシフトを組むことで、満足度向上による離職率の低下や、生産性向上による売上の増加などのよい効果が期待できます。

本記事では、従業員がシフト管理に求めることや、働きやすい職場づくりに欠かせないシフト管理の重要性について解説します。

従業員がシフト制を選ぶ理由とは

従業員がシフト制を希望する理由は、空いた時間で働けることや、休みたい日に休日を取得できること、プライベートや育児と両立しやすいことなどが挙げられます。

固定の勤務体制と比べて急な予定にも対応しやすく、勤務時間や休日を柔軟に設定できるため、学生や主婦、フリーターなどにも人気の勤務体制といえるでしょう。従業員が安心して長く働ける職場を実現するには、上記のようなメリットを得られるシフト管理が必要です。

「希望の休みが取れない」「負担の大きいシフトが組まれる」など、従業員のやる気を損なう職場は、シフト制のメリットを十分に生かしきれていないため、職場への不満や不信感につながりかねません。さらに、改善が見られない場合には、従業員が離職してしまう可能性も考えられます。

シフトを管理する際は、従業員が希望する休みや働き方を尊重しつつ、人件費や人員配置などとのバランスを見ながらシフトを組むことが大切です。

休み希望が通りやすい職場は満足度向上につながる

シフト制の最大のメリットは、“従業員が休みを調整しやすいこと”です。

そのため、休みの希望が通りやすい職場は従業員の働きやすさに直結し、職場への満足度やモチベーション向上に効果的です。

休みの希望が通りやすく働きやすい職場だと、プライベートとの両立が叶い、人材募集の面においてもよい結果が期待できます。

従業員にメリットがあるだけでなく、従業員のモチベーション向上は生産性の向上にもつながるため、従業員と企業の双方にとって大切なポイントになります。

休み希望を考慮し、不公平のないシフトを心がけよう

従業員のシフトを管理する際は、以下の点を心がけましょう。

「月に3日まで」など休み希望の上限を設定する

すべての従業員の希望通りにシフトを組むのは難しいです。

「土日は休みたい」「毎週水曜日は休みたい」などのように、個々の事情があることでしょう。

前提として、採用時に合意したシフト希望を考慮する必要がありますが、それ以外の休み希望については「月に3日まで」などのルールを定めておくことも大切です。

やむを得ない事情がある場合を除いては、従業員の間で不公平が生まれないように、提出できる休み希望の上限を決めておきましょう。

旅行などの連休も柔軟に対応する

旅行などの私用で休む場合であっても、できる限り柔軟にシフト調整に対応する姿勢が大切です。

ただし、急な連休は業務が円滑に回らなくなる可能性があるため、「3日以上の連休が必要な場合は、1か月前までに申請する」などのルールづくりも重要なポイントです。

事前に欠員数が把握できていれば、ほかの従業員との時間調整や配置変更に対応できるため、作業効率やサービス品質を落とすことなく業務が可能になります。

従業員間でサポートし合える環境をつくる

体調不良や急用などによる急な欠員があった場合、シフトの穴埋めが必要となります。休み予定だった従業員に出勤をお願いすることもあるでしょう。

そのような事態に対応できるヘルプ体制を整えるためには、社内コミュニケーションを活性化することが重要です。

普段から上司や同僚とのコミュニケーションが取れている職場は信頼関係が構築されているため、困ったときにお互いが助けを求めやすい環境が整っています。また、従業員の間でシフトを助け合うことで、“持ちつ持たれつ”の関係が形成され、欠員を補充しやすくなります。

ミーティングや面談などの機会を増やして、従業員とのコミュニケーション活性化を図りましょう。

シフオプの活用で働きやすい職場へ

従業員の休み希望を尊重するためには、公平かつ柔軟なシフト管理が必要です。

「従来のシフト管理が複雑化している」「シフト作成に多大な労力がかかっている」という場合は、シフト管理システム“シフオプ”の活用が効果的です。

シフオプでは、従業員が自身のパソコンやスマートフォンから提出した希望シフトがシステムの管理画面上でひと目で確認できます。希望シフトの承認後は、モデルシフト表示機能によって人員の過不足状況をチェックできるため、休み希望を尊重しながら業務に支障のないシフト作成が可能になります。

必要な時間帯に従業員数が足りない場合には、メールやアプリでヘルプ募集を一斉通知できるため、欠員の補充までもが可能です。

まとめ

従業員の休み希望を尊重して柔軟に対応できるシフト管理体制は、働きやすい職場づくりに欠かせません。

休みが取得しやすく急用にも対応してくれる職場は、信頼の向上へとつながり、定着率向上などのよい効果が期待できるでしょう。

シフオプを活用すれば、シフト管理の労力が大幅に軽減できるほか、公平かつ柔軟なシフト管理が可能になります。快適な職場づくりへの第一歩として、シフオプを活用してみてはいかがでしょうか。