事例集

代表取締役社長

後藤 勝幸さん

シフト管理にかなりの労力を割くこととなり、コンビニに最適な「シフオプ」を選択

シフオプを導入するまでは、私が表計算ソフトで作成したシフト表をPDFファイルに変換し、メールやコミュニケーションアプリなどを使ってスタッフに送っていました。しかし、コンビニでアルバイトされている方には、学生もいれば主婦もいる、また年配の方もいます。中にはスマホを使っていない方もいるので、そうなるとPDFファイルは見られませんし、こちらが送った内容を確認しているかどうかを把握することもできません。結局はシフト表を店舗のバックヤードに貼り、スタッフがそれを見て確認するという形をとらざるをえず、更新されたシフト表の共有がリアルタイムにできていませんでした。
また、「体調が優れない」「学校の行事が入った」などの理由で、急な欠員が出たときは、その場でシフト調整をしなくてはいけないので、リアルタイムで更新・編集ができないPDFファイルでのシフト管理はコンビニには適しません。それでも店舗が１つだけの時は何とか対処していたのですが、２店舗目を出店すると、スタッフの人数も増え、必然的にシフト管理にかなりの労力を割くことになります。その時に限界を感じて、シフト管理ツールを導入しようといろいろと調べ始めました。いくつかのシフト管理ツールの中からシフオプを選んだのには要因が何点かあります。特に「メッセージ機能」や「ヘルプ募集」などの連絡機能が充実していたことと、24時間の管理に対応していることなどから、コンビニに最適なサービスだと感じ、導入を決めました。

シフトのリアルタイム管理ができて、大幅な労力削減につながりました

シフオプの導入がもたらしたメリットとして、まずはリアルタイムでのシフト管理が挙げられます。管理者である私を含めて、すべてのスタッフがオンライン上でいつでもシフトの提出・確認ができるようになった結果、人員が足りていない場所や、逆に多すぎる場所が瞬時に判断できるようになりました。また、シフオプを使って、一斉にメッセージを発信したり、個別のスタッフと連絡をとりあったりすることができるので、シフト管理・運用に関わる労力の大幅に削減できています。そして、以前のアナログな方法では不可能だった、急な欠員への対応も可能になりました。他にも、過剰配置の解消にもつながり、課題となっていた無駄な人件費の削減も実現されています。
さらに、こちらが発信した情報をスタッフが確認しているかどうかが把握できるのもシフオプならでは。連絡を見ていない人には理由を聞いたり、注意を促したりすることもできるので、スタッフの教育にもつながりました。

複数店舗間のシフト管理に有効

２号店となる「名古屋ささしまライブ店」は大きなライブハウスのすぐとなりに位置しており、イベントがある日はたくさんのお客様がいらっしゃいます。そうなると、「名古屋阿由知通4丁目店」に入る予定のスタッフに、急遽「名古屋ささしまライブ店」に来てもらうなど、２店舗をまたいだシフト調整が必要となります。以前のようなアナログな運用では、とても対応できません。その点、シフオプには「ヘルプ募集機能」があり、人が足りない時などはスタッフへの一斉連絡ができるので、頭を悩ませていた人員配置にも非常に有効だと思います。
また、それまではメールやコミュニケーションアプリなどスタッフごとにバラバラだった連絡ツールもシフオプで、確認の手間が省け、煩わしさを解消できました。

シフトを組む上で複雑になりがちな外国籍スタッフの労務規定も、自動で管理してくれます

現在、採用が決まるとスタッフには必ずシフオプに登録をしてもらっています。操作に難しいところはなく、年配の方や外国籍の方も含めて、問題なく活用できています。
また当店には、常に数人の外国籍スタッフが就業しております。彼らにはビザの種類の沿った就業時間の制限があるのですが、その計算が複雑で管理するのに時間や労力がかかってしまっていました。そういった複雑な労務関係の管理もシフオプ上でできるのは非常に嬉しいところです。シフトを調整しながら、仮に就労時間制限を超えるなどの規定を超えるシフトを組んだ場合などは、「アラート機能」が自動的に知らせてくれるので、事前にコンプライアンスに沿った対応ができ、とても助かっています。

店長

鳥丸 貴美子さん

トラブルもなく、とてもスムーズなシフト運用ができています。

私は現在「名古屋阿由知通4丁目店」の店長として、店頭での業務に加え、シフト管理もまかされています。実はこの店舗に来る前も、他のコンビニで働いていて、前の店舗の時はアルバイト、今は社員としてこのセブン-イレブンで勤務しています。
アルバイトだった前の店舗には、シフオプなどのシフト管理ツールがなかったので、その時と比較してシフオプがあるとどれだけ簡単に、ストレスなくシフトの提出や確認ができるかがよく分かります。前の店舗では、アルバイトの方からオーナーに希望を伝えて、それをオーナーがまとめ、手書きの表にしてその月の分を貼り出すという、完全にアナログなもの。それをスタッフが覚えるだけだったので、メモをとり忘れたり、なくしたりすると、自分がどの日の、何時から入っているかお店に来ないと分かりません。この店舗ではシフオプがあるので、シフトが入っている日の前日にメールが届きます。それによって、自分の入っている時間を忘れることはありませんし、自分のシフトをわざわざメモする必要がありません。コンビニのアルバイトは、日によって入る時間帯がバラバラの人もいるので、非常に助かっていると思います。また自分以外の人のシフトもどこでも確認できるのもいいですね。オーナーやスタッフ同士でメールアドレスなどを共有することなく連絡が取れるので、個人情報の問題も気にせず使えています。

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